Mä tuun kellottaan sua

18.09.17 Esseen kirjoittaja: Arttu Myllys
Kirjapisteet: 2
Kirja: Ajan hallinnan ABC
Kirjan kirjoittaja: Lothar J. Seiwert, Stefan Boëthius, Winfried U. Graichen
Kategoriat: Johtaminen

”ihminen voi ostaa kellon, muttei aikaa”

Tämä on klassinen sanonta siitä, kuinka meidän on hyväksyttävä se fakta, ettei meillä ole vuorokaudessa kuin 24 tuntia. Kaikille on joskus tullut tunne siitä, kuinka se ei millään meinaa riittää kaikkeen tekemiseen ja se mihin se riittää, ei tuota tyydyttävää tulosta. Tuntuu kuin olisi paiskinut pitkän päivä, muttei ole silti saanut aikaan juuri mitään. Samaan aikaan tiedät ne pari tyyppiä, jotka tuntuvat tekevän ja menevän päivässä enemmän, kuin itse ehtii viikossa. Näillä ”tyypeillä” ei ole sen enempää tunteja vuorokaudessa, kuin meilläkään, he vain hallitsevat aikaansa paremmin.

Ihmisen tehokkuudeksi arvioidaan n.30-40% kokonaiskapasiteetista. Suurin osa energiasta kuluu hukkaan, sillä selvät tavoitteet, suunnittelu, tärkeysjärjestys ja yleistaju puuttuvat. Ihminen tuntee itsensä stressaantuneeksi, koska kokee ajanpuutetta ja samalla suurta työtaakkaa. Puhelin piippaa jatkuvasti ja häiriötekijöitä on niin paljon, että pelkkien tarpeettomien viestien lukemiseen voi kulua jopa tunteja päivässä. Pahinta asiassa on se, että ne tulevat kesken töiden ja näin katkaisevat työnteon. Tästä johtuen tehdään ylitöitä, jotka ovat pois taas omasta palautumisesta ja perheen kanssa vietetystä ajasta, joka taas heikentää seuraavan päivän tuotteliaisuutta.

Tavoitteellisuus

Kirjassa sivuttiin, kuinka tärkeää on asettaa itsellensä tavoitteita. Jotain mitä kohti mennä ja syytä, miksi teet sitä mitä juuri teet. Tämä saa pidettyä arjessa yleisnäkemyksen siitä, mitkä työtehtävät ovat tärkeitä oman tavoitteen saavuttamista varten ja mitkä eivät. Se määrittää sen, onko tärkeämpää suunnitella asiakasprojektia, vai lähetteleekö kissakuvia ryhmän slackkiin. Omien tavoitteiden asettaminen myöskin motivoi ja pitää yllä itsekuria tekemistä kohtaan. Ei ole kysymys siitä, mitä teet, vaan miksi. Tavoitteiden asettaminen on menestyksellisen ajankäytön hallinnan kiistaton edellytys ja avain. Itse huomaan monesti vain tekevän joitakin asioita, siinä toivossa, että ne edistäisivät minua. Mietin monesti, että onko Facebookin selaaminen tarkoituksen mukaista ja määränpäähän vievää? Fiidiin ilmestyy kuitenkin paljon uutisia, omien esikuvien viisaita päivityksiä, ja muuta tarpeelliseksi katsomaani sisältöä. Suurin osa kuitenkin on vain kavereiden laittamia kuvia matkoilta tai lapsistaan. Loput tuntuvat olevan vain jotain Jounin kaupan arvontapäivityksiä. Onko kaljalle lähteminen tarkoituksen mukaista? Useasti sen ääressä tapaa uusia ihmisiä, verkostoituu, sekä saa huippu ideoita ja loistavia keskusteluita. Toisinaan se on taas pelkkää nurkassa puhelimen räpläystä. Sinänsä ironista on se, että mietimme tätä aihetta oluen ääressä akatemian afterworkeillä.

Pareton periaate

Pareton periaate, eli 80:20 sääntö. Tämä tarkoittaa sitä, että 20% käytetystä ajasta syntyy 80% tuloksesta ja 80% käytetystä ajasta syntyy 20% tuloksesta. Tämä johtuu siitä, että ihmiset kuluttavat suurimman osan ajasta vähäpätöisiin ja merkityksettömiin asioihin, sen sijaan että keskittyisivät harvempiin merkityksellisiin toimintoihin. Vertauksena tästä voidaan pitää, että 20% asiakkaista tai tuotteista tuo 80% liikevaihdosta, 20% sanomalehdestä sisältää 80% uutisista ja 20% neuvotteluajasta tuottaa 80% päätöksistä. Jos onnistuisimme karsimaan kaikki turhat ja hyödyttömät asiat päivittäisitä töistämme, pystyisimme teoreettisesti kolminkertaistamaan tehokkuutemme.

Häpeällisen usein olen istunut kokouksessa puuduttavan useita tunteja ja tuloksena on ollut lähinnä tiedotusasioiden kuuleminen, josta joku on halunnut kuulla hieman enemmän. Esittelijät kokevat velvollisuudekseen avata koko asian kaikkien kesken ja setviä asiaa perinpohjaisesti, kuin uhria rikostutkinnan ruumiinavauksessa. Todellisuudessaan suurinta osaa osallistujista asia ei edes kosketa, saati kiinnosta. Vastaavia ongelmia varten on onneksi ollut sankarimme, Steve Jobs. Vähän väliä saa lukea, jos jonkinmoista oppia, mitä Jobs on aikanaan käyttänyt. Milloin se on kokousten osallistujamäärien pienuus, sähköpostikeskusteluiden rakenne, tai jokin johtajuuskikka, millä on saatu hommaa tehokkaammaksi. Kaikki nämä ovat osa sitä ajanhallintaa ja tuloksen tavoittelua.

Suunnitelmallisuus

On tärkeää Suunnitella ja kirjoittaa ylös päivän työt. Jo pienellä suunnittelulla voi säästää huomattavan paljon aikaa, kun päivän hommat ovat selkeästi mietittynä. Kirjassa väitetään, että kun sijoitat aamulla 8 minuuttia päivän suunnitteluun voi päivässä säästää jopa yhden tunnin työaikaa. Tämä voi pitää toki paikkansa, jos työtehtävät ovat todella hektisiä, lyhyitä ja todella irrallisia, mutta jos päivän tehtäviin kuuluu vain viikkopalaveri ja kirjaesseen teko, niin tuntia näiden organisoimisessa ei säästä. Toki hyvänä puolena voidaan pitää sitä, että tiedät jatkuvasti mitä tehdä ja aikaa ei kulu turhaan työjärjestyksen pohdiskeluun. Ylös kirjoitetulla aikataululla on psykologinen motivoiva vaikutus ja samalla se keventää aivojen taakkaa, kun ennen päässä olleet suunnitelmat on voitu irrottaa ulkopuolelle. Kaikessa on hyvä muistaa aivokapasiteetin rajallisuus. Näin saa myös dokumentoitua suoraa tekemänsä työt ja on helpompi hopsata ja pitää oppimispäiväkirjaa näiden merkintöjen pohjalta. Päivän aikataulutuksessa kannattaa myös varata joustoaikaa. Kirjassa mainitaan, että n. 40% varatusta ajasta kuluu odottamattomiin ja suunnittelemattomiin asioihin. On se sitten asiakkaalta tuleva puhelu, juttutuokio toisen kanssa tai ihan vain kahvin hakua keittiöstä, varastaa se aikaa suunnitellulta työltä.

Vireystaso

Ihmisen suorituskykyyn vaikuttaa tietenkin elimistön tila ja biologisetvaikutteet. Se mitä syöt, nesteytys, unen laatu, mieliala ja biologisesta kellosta seurattava vireystila. On ilmiselvää, että nälkäisenä työskentely ei ole tuottoisaa, janoisena työskentely ei ole tuottoisaa, väsyneenä työskentely ei ole tuottoisaa, huonolla mielellä työskentely ei ole tuottoisaa ja myöskään biologiselle kellolle huonoon aikaan työskentely ei ole tuottoisaa. Ihmisen elimistössä on huomattavissa selkeät vireystasot. Se alkaa nousta aamulla klo 4 ja saavuttaa huippukohdan klo 12. Tämän jälkeen se tekee pienen notkahduksen ja hetkellisesti käy alhaalla n. klo 15. Tästä johtuen iltapäivän puolella tunnemme usein väsymystä ja se on täysin normaalia. Tätä voi toki siirtää hieman runsaalla kahvin juonnilla, mutta suositeltavaa olisi nukkua kevyet päiväunet ja tehdä vähemmän tärkeitä, sekä vähemmän keskittymiskykyä vaativia töitä. Tämän jälkeen vireystaso nousee hieman ja saavuttaa taas pienen mäenhuipun klo 20. Tämä piikki kannattaa jättää kotiaskareille ja harrastuksille. Tästä vireystaso lähtee tekemään jyrkkää laskua ja saavuttaa alimman kohtansa klo 4 aamuyöstä. Tässä kellossa on toki yksilöllisiä eroja, mutta on suurin piirtein sellainen mihin me kaikki voimme samaistua. Muihin työtehoon vaikuttaviin tekijöihin pystymme vaikuttamaan omalla toiminnallamme, mutta tätä vireystasoa on hankala muuttaa.

Sen lisäksi että vireystaso muuttuu päivän aikana, muuttuu se myös työskentelyjaksojen aikana. Kirjassa esitetyn kaavan mukaan paras aika tauon pitämiseen on noin tunnin työskentelyn jälkeen. Myöhemmin kuitenkin italialainen Francisco Cirillon on kehittänyt paremmaksi kehutun pomodora-tekniikan, jossa työtä tauotetaan niin, että ensin työskennellään 25 minuuttia ja tämän jälkeen pidetään 5 minuutin tauko. Näitä jaksoja tehdään 4 peräkkäin, jonka jälkeen pidetään hieman pidempi noin 15 minuutin tauko. Tekniikasta saa vieläkin tehokkaampaa sulkemalla työskentelyajaksi puhelimen ja muut häiriötekijät.

Delegointi

Joskus tykkään puoli vitsilläkin käyttää ajatusta ”miksi tehdä jotain itse, jos joku muu voi tehdä sen puolestasi paremmin”. Idea ei toki kaikkeen sovellu, mutta toisinaan on täysin validi. Etenkin esimiesasemassa delegoimalla johtaminen on tärkeää. Oman työtaakan vähentäminen sillä, että delegoi on täysin suotavaa ja siitä on monessakin mielessä hyötyä. Työtehtävät joille löytyy parempi tekijä kannattaa siirtää suoraa osaajalle. Ei ole järkeä tehdä itse nettisivuja, jos ei osaa ja talosta löytyy joku kenen työtehtäviin ne kuuluvat. Tämän ajan voi taas käyttää omien vahvuuksien mukaisiin työtehtäviin. Oppimisen kannalta tämä ei ole toimiva käytäntö, mutta ajanhallinnallisesti puhuttaessa se toimii. Delegoinnilla on muitakin positiivisia puolia. Kun antaa vastuullisia tehtäviä alaisilleen, tuntevat he tärkeyden tunnetta yritystä kohtaan ja tekevät työtänsä motivoituneemmin.

Delegoinnissa ja tärkeysjärjestyksessä kannattaa käyttää Dwight Eisenhowerin kehittämää päätöksentekoruudukkoa. Se määrittelee, mitkä asiat täytyy tehdä nyt, mitkä voi siirtää myöhemmäksi ja mitkä voi delegoida. Näiden mittareina toimivat tärkeys ja kiireellisyys. Taulukko myöskin kertoo, jos jokin asia joutaa kansioon tai paperikoriin. Tällaisia asioita ovat ne, jotka eivät ole kiireellisiä, eivätkä tärkeitä. Kannattaa olla kriittinen ja käyttää enemmän paperikoria.

Lopuksi

Saavuttaakseen tehokkaamman työskentelytavan, täytyy osata hallita aikaa kunnolla. Normaalisti ihminen kykenee toki tekemään ”normaalimäärän” töitä, mutta enempäänkin pystyy ja vielä niin, että se tuntuu kevyemmältä. Sen lisäksi että tietää kuinka asioita tulisi tehdä, niin täytyy niitä myös toteuttaa. Itsessäni olen huomannut sen, että tiedän kyllä mitenkä asiat tulisi tehdä, mutta silti en niin tee. Tämä on taas toinen aihe ja siitä täytyy varmaankin lukea toinen kirja.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.0/5 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Mä tuun kellottaan sua, 4.0 out of 5 based on 1 rating Tagit:

Keskustele artikkelista

4 kommenttia to “Mä tuun kellottaan sua”

  1. Elina Merviö sanoo:

    Mitä muutat omassa toiminnassasi luettuasi tämän kirjan?
    Miten tiimi voisi kehittää toimintaansa tämän perusteella?

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
    • Arttu Myllys sanoo:

      Varsinkin suunnitelmallisuus on sellainen asia mitä on lisännyt omassa toiminnassa. Viikon alussa kirjoittaa kalenteriin mitä viikon aikana tekee ja milloin. Samalla on pyrkinyt luomaan itsellensä parempaa työskentely-ympäristöä, jossa mieli lepää.

      VN:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
      VN:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0 (from 0 votes)
  2. Eelis Piipponen sanoo:

    Tavoitteiden asettaminen ja suunnitelmallisuus on älyttömän tärkeitä, niinkuin tekstissäkin todetaan. Oletko itse huomannut, että se olisi akatemialla hankalaa? Pystytkö siellä asettamaan tekemiseen selkeät tavoitteet tai tehdä suunnitelmallisuutta työskentelyysi? Itse näen sen usein kovin haastavaksi, kommentteja?

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
    • Arttu Myllys sanoo:

      Kalenteriin asioiden merkkaaminen on omassa toiminnassa nykyään melko tärkeää. Toki kun mukana on usemapi henkilö, niin muuttujia on paljon. Esimerkiksi ei voi koskaan sanoa kestääkö viikkopalveri puolituntia, vai kiolme tuntia. Loppupeleissä tavoitteiden asettaminen on mahdollista, mutta niiden kanssa täytyy olla akatemialla ehkä hieman armollisempi, jos ne eivät toteudu.

      VN:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
      VN:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0 (from 0 votes)
Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!