Niin kauan kuin jokainen voi muistaa on yritysten toiminta perustunut neljään kulmakiveen, jotka ovat tuote (product), hinta (price), saatavuus (place) ja markkinointiviestintä (promotion). Yrityksen toiminnan lähtökohtana on aina jokin toimiva palvelu tai tuote, jota sen myyjä pitää ainutlaatuisena – ainakin omin silmin. Tarjottavalle tuotteelle on aina määritetty hinta joka koostuu useammasta tekijästä ja näistä yksi on kysyntä. Kysyntä puolestaan syntyy kokonaisuuden seurauksena, jossa ovat tuotteen ominaisuudet sopivassa suhteessa hintaan nähden. Kaiken tämän tuomiseen ihmisten tietoon tarvitaan jakelukanavia. Niiden valitseminen ei nykypäivänä ole enää itsestäänselvyys, sillä kuluttajien saatavuusmahdollisuudet ovat lähes rajattomat. Yrityksen on tiedettävä lähes täydellisesti mistä ja miten se tavoittaa asiakkaansa. Se joka ymmärtää ostokäyttäytymistä parhaiten, on voittaja.

Vain muutamien vuosien aikana jakeluverkostot ovat räjähtäneet täydellisesti käsiin ja nykyään voit saada lähes kaiken tarpeellisen lähikaupastasi. Asiakkaan ei tarvitse siis kuin istua kotona ja hän voi tilata ruuan ovelle, tankata auton mobiilisti ja varata seuraavalle päivälle hierojan ja kampaajan suoraan puhelimen sovelluksesta. Jakeluverkostojen laajenemisena myös tiedon määrä on moninkertaistunut ja monet meistä taistelevat päivittäin vastaantulevaa infoähkyä vastaan. Siksi yritykset käyttävätkin enenevissä määrin euroja panostaakseen työkaluihin ja tiedonhakujärjestelmiin, jolla kuluttajien tarpeet ja tottumukset saadaan selville. Tärkeintä kuitenkin on tuntea asiakas ja tiedostaa hänen tarpeet, ja jos sitä tietoa ei yrityksellä ole, tuote on käytännössä turha. Professori Philip Kotler on halunnut korvata myyjälähtöisen neljän P:n mallin neljällä C:llä, jotka vastaavat kuluttajan näkökulmaa. Tämä tarkoittaa siis sitä, että kaiken keskiössä tulee olla asiakas.

Tapahtumamarkkinointi

”Tapahtuma on englanniksi event. Tämä juontaa juurensa latinan kielestä verbistä ”evenire”. Sen johdannainen on ”eventus”, joka tarkoittaa tulosta, eli jotain mitä saadaan aikaiseksi”

Tästä voidaan siis päätellä, että tapahtuman tarkoituksena on tuottaa tulosta.

Tapahtumamarkkinointi on määritelty Suomen Tapahtumamarkkinointi ry:n mukaan kokemuksellisina markkinointitoimenpiteinä, joissa yritys tai brändi kohtaa asiakkaansa ennakkoon suunnitellussa tilanteessa ja ympäristössä. Tapahtumamarkkinointi on osana isompaa kokonaisuutta johon kuuluu mainonta, myynninedistäminen, suhdetoiminta, henkilökohtainen myyntityö ja sponsorointi. Tapahtumamarkkinoinnin SWOT-analyysin mukaan sen vahvuuksina on ehdottomasti henkilökohtaiset kohtaamiset, helppo muunneltavuus, pitkän muistijälki asiakkaisiin, mahdollisuus laajentaa verkostoja, opettaa tuntemaan kohderyhmän paremmin, luo uskollisuutta ja se on ainutkertainen. Heikkouksina puolestaan sen kallis toteutus, toteuttamiseen vaadittava ammattitaito, kertaluontoisuus ja tulosten vaikea mitattavuus. Kuitenkin olen sitä mieltä, että tapahtumamarkkinointia kannattaa edes kerran kokeilla, ennen kuin sen voi todeta huonoksi. Olen myös sitä mieltä, että tähän kertaan tulee satsata kaikki mahdollinen, sillä miksi tehdä puolivaloilla jos voit tehdä täysillä? Usein puolivaloilla tehtäessä tuloksetkin ovat sen mukaiset.

Kuten jo aiemmin totesin, tapahtuman tarkoituksena on tuottaa tulosta. Kuitenkin usein tapahtumamarkkinoinnin toteutuspäätös tehdään ihan muista, kuin tuloksellisista syistä. Tämä ei luonnollisestikaan toimi, sillä kaikkien markkinointiviestinnän toimenpiteiden tulee tähdätä myynnin kasvattamiseen. Yrityksen markkinointi ja myyntihenkilöiden tulisi pelata yhteen. Myyjien tulisi kertoa markkinointihenkilöille tarve tapahtumamarkkinoinnista, jonka jälkeen he ammattilaisina osaisivat alkaa suunnitella tapahtumaa, sen markkinointia ja toteutusta. Yrityksen tapahtumamarkkinoinnin tulisi pohjautua yrityksen arvoihin ja niiden tulee näkyä tapahtumassa. Siksi jokainen tapahtuma on suunniteltava ja konseptoitava aina yksilöllisesti. Tapahtumat eivät saa olla bulkkitavaraa. Idea ja teema voi olla monistettavissa, mutta tapahtuman käytännön toteutus tulee aina suunnitella kertaluontoisesti. Eihän kukaan mene katsomaan samaa elokuvaakaan kahta kertaa, joten miksi joku haluaisi osallistua samaan tapahtumaan, varsinkin kun nykypäivän kuluttaja hakee lähes kaikesta uusia elämyksiä.

Tapahtuman tuotannon vaiheet:

1. suunnittelu ja tutkiminen
2. kohderyhmien määrittely
3. tavoitteiden asettaminen – imaginääriset ja numeraaliset
4. toimintasuunnitelman ja viestintäsuunnitelman laatiminen
5. budjetin laatiminen
6. ihmisten ja yhteistyökumppanien sitouttaminen
7. tapahtumassa työskentelevien kouluttaminen
8. tapahtuman toteutus
9. tutkitaan toteutuiko tavoitteet

Jokainen tapahtuma tulisi siis toteuttaa ja suunnitella yllä mainitun mukaisesti, jotta sen onnistuminen on mahdollisimman hyvin taattu. Toki tapahtumamarkkinoinnista tulee olla jokinlainen kokemus jo ennestään, jotta esimerkiksi realististen tavoitteiden määrittäminen on mahdollista.

Nyt kesän lähestyessä kun Twistikin alkaa saada enemmän keikkaa, on tärkeää muistaa tästä kirjasta saadut opit. Jokainen tapahtuma ansaitsee arvoisensa suunnittelun ja panoksen, jotta lopputuotteena voimme nähdä timantin, jota tietysti lähdemme jokaisesta toteutetusta projektista tavoittelemaan.