Itsensä johtaminen

08.09.16 Esseen kirjoittaja: Hanna Kallio
Kirjapisteet: 2
Kirja: Kiireentappoase
Kirjan kirjoittaja: Juha Wiskari
Kategoriat: Johtaminen

Tuntuuko siltä, etteivät vuorokauden tunnit riitä? Aikaa on kuitenkin jokaisella tasan yhtä paljon – itse päätämme siitä miten sen käytämme ja miten suhtaudumme siihen. Mistä johtuu, että kulutan aikaa turhan päiväiseen, esimerkiksi itselläni on edelleen tapana surffata netissä – mikä ei todellakaan suo pitkällä tähtäimellä kovin suurta mielihyvää eikä hyötyä. Väsyneen päivän jälkeen saatan juuttua tietokoneelle pariksi tunniksi – milloin mitäkin ”muka” etsimään. Saatan löytää jonkun hauskan videon tai uutisen mutta kulutettuun aikaan nähden – se ei lisää tyytyväisyyttäni. Pikemminkin päinvastoin. Kaadun väsyneenä sänkyyn, tietoisena siitä että olisin paljon enemmän tarvinnut syvää unta näinä tunteina.

Päätin lähteä tarkastelemaan itsensä johtamista ajankäytön hallinnan kannalta, sillä koin, että jo ensimmäisenä korkeakouluopintojeni vuotena minulla oli paljon stressiä ja ongelmia ehtiä tehdä kaikki hommat ajallaan. Itsensä johtaminen on haastavaa ja siksi se vaatiikin paljon harjoittelua. Täytyy osata tehdä päätös, mihin käyttää aikansa ja panostaa eniten, jotta olisi tyytyväinen aikaansaannoksiinsa päivän päättyessä. Täytyy päättää kuinka paljon käyttää aikaa koulusta saatuihin kotitehtäviin, urheiluun, kavereihin ja töissä käymiseen. Sillä tosiasia on se, ettei kaikkeen tähän riitä vuorokaudessa tunnit. Mutta millä sen sitten saisi riittämään?

Motivaatio kertoo yleensä millaisista asioista pidämme ja siksi se liittyy myös tiiviisti ajankäyttöömme. Emme kuitenkaan aina pysty valitsemaan vain mielekkäältä tuntuvia asioita vaan niin sanotusti velvollisuudet kutsuvat kuten koulu ja tentit. Nämä vastenmieliseltä tuntuvat tehtävät alkavat vaikuttaa ylitsepääsemättömiltä ja aikaa vieviltä, siksi niiden tekemistä aletaan vain siirtää kohti deadlinea. Nykyään siitä onkin tullut monelle jo vakiintunut tapa palauttaa kaikki tehtävät vasta palautusajan viimeminuuteilla.

Itsensä johtaminen on käytännössä asioiden asettamista tärkeysjärjestykseen. Juha Wiskari rohkaisee kirjassaan Kiireentappoase etenemään kohti ”hallittua kaaosta” seuraavin askelein: Ensimmäiseksi täytyy oppia tuntemaan itsensä ja alkaa toimia itselleen tärkeiden asioiden ja arvojen mukaisesti. Seuraavaksi tulee ottaa kynä käteen ja tehdä ajatuskartta itseä kiinnostavista asioista ja tavoitteista. Viimeisenä kannattaa avata kalenteri ja karsia sieltä kaikki turhat merkinnät ja alkaa varata aikaa asioille jotka vievät sinua kohti tavoitteitasi.

Wiskarin mukaan ensimmäinen askel on laittaa asiat tärkeysjärjestykseen eli priorisoida. Sorrumme helposti tekemään ensin kaikista kiireisimmät tai helpoimmat tehtävät, koska emme tiedä mitkä asiat ovat todellisuudessa meille kaikista tärkeimpiä. Priorisoijan tulisikin miettiä sitä tuloksen, tavoitteiden ja tulevaisuudessa menestymisen kannalta. Tärkeimpiä ovat olennaiset työtehtävät, sitten tulevat työt jotka ovat välttämättömiä ja viimeiseksi työt jotka ovat tulevaisuuden kannalta vähäpätöisiä. Tulevaisuuden kannalta vähäpätöisten töiden kohdalla tulee miettiä tekeekö niitä ollenkaan vai delegoiko ne eteenpäin jollekin jolla on enemmän aikaa.

Kun asiat on laitettu tärkeysjärjestykseen, on joukosta helppo erottaa ne työtehtävät jotka pystytään delegoimaan. Delegoidun tehtävän saajalle tulisi kuitenkin antaa vapaat kädet työtehtävän suorittamiseen, eikä liian tarkkoja vaihe vaiheelta kuvattuja ohjeita, jotta delegoidunkin motivaatio pysyy yllä.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Seuraavaksi onkin siis aika kirjoittaa ylös suunnitelma asioiden etenemiseksi eli niin sanottu to-do -lista. Sillä mitä enemmän asioita yrität säilyttää pelkän muistisi varassa, sitä suuremmalla todennäköisyydellä unohdat jotain tärkeää ja aiheutat turhaa stressiä itsellesi. Suunnitelmaa tehdessä yhtä tärkeää on miettiä tarkoin kaikki tarvittavat vaiheet tavoitteen saamiseksi, kuin se miten kauan aikaa ne vievät.  Riittävä ajan varaus jokaiselle työvaiheelle on välttämätöntä, jotta vältyttäisiin kiireeltä ja stressiltä. Kun hyvään suunnitteluun ja aikataulutukseen lisätään vielä ennakointi, saadaan paljon pelivaraa mahdollisten yllätysten ja poissaolojen varalle.

Ihminen joka yrittää keskittyä useaan eri asiaan kerralla, tekee kaiken huonosti, mutta jos jakaa työnsä fiksusti ja saa tehtyä kaksi työtä samalla kertaa säästää itseään. Usein kuormitamme aivojamme liikaa yrittämällä tehdä liian monta asiaa samanaikaisesti, tai vaihtoehtoisesti emme saa (tai pysty) keskittymään yhteen asiaan niin, että saamme vietyä sen maaliin. Nykyään tätä niin kutsuttua multitaskingiä eli monisuorittamista on alettu käyttää hyvin väärällä tavalla, mutta tehokkaasti työskennellessä tuloksena voi olla useamman asian valmiiksi saaminen yhdellä kertaa, esimerkiksi samalla kun vierailet asiakkaan luona, saat samalla sovittua yhteistyösopimuksen heidän kanssaan.

Työajan käyttöä voidaan tehostaa minimoimalla kaikki mahdolliset työaikoihin sisältyvät hukkaajat ja ajanryöstäjät kuten esimerkiksi unohtelut, tarvittavien dokumenttien kadotukset, kahteen kertaan tekemiset, myöhästymiset ja niin edelleen.  Puhelin, sähköposti ja keskeytyneet kokoukset ovat taas tavallisimpia ajanryöstäjiä, joita voidaan vähentää huomattavasti jo pelkästään pitämällä puhelin äänettömällä.

Priorisoimalla, delegoimalla, suunnittelulla ja tehokkaalla työskentelyllä säästät paljon aikaa ja työpäivien tulisi soljuta ilman ylimääräistä kiirettä ja stressiä. Yllä olevat vinkit on laadittu työelämää silmällä pitäen, mutta ne soveltuvat yhtä hyvin opiskelijankin arkeen. Parhaita kirjoista poimittuja vinkkejä oman ajan käyttöni hallintaan olivat se, että aloin pitämään tarkkaa kalenteria kaikista sovituista menoista, ja se että, kun teen jotain keskittymistä vaativaa työtä pidän puhelimen äänettömällä.

Kaikista tärkein vaihe ajankäytön hallinnassa on mielestäni sen suunnittelu ja ennakointi. Aikaisin tekemällä saadaan paljon pelivaraa, eivätkä hommat jää roikkumaan viimeiseen deadline-päivään. Viime tippaan jättäminen aiheuttaa myös monille stressiä, kuten minulle koska olen erittäin huono sietämään keskeneräisyyttä, muutoksia ja epäjärjestystä. Viime hetkellä tehdyistä töistä ei tule yhtä hyviä, koska aivosi eivät ole ehtineet työstää aihetta kunnolla etkä ole voinut tehdä kovin laajaa selvitystyötä. Mielestäni tärkein yksittäinen teko, jonka Wiskari sanoi, oli se että ajanhallinta on mielentila. Koska me olemme mitä ajattelemme, meidän tulee ensin saada mielemme tyyneksi ennen kuin voimme saavuttaa kiireettömän elämän.

 

ajanhallinta

 

 

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)

Keskustele artikkelista

3 kommenttia to “Itsensä johtaminen”

  1. Annika Rantanen sanoo:

    Hyvää pohdintaa ja konkreettisia esimerkkejä itsensä johtamiseen! Mielestäni yksi tärkeimmistä on nimenomaan tuntea itsensä. Pitäisi tietää mihin kaikkeen on kykenevä, missä ylikuormittumisen raja menee ja kuinka pitkälle kiireistä elämää pystyy sietämään ja hallitsemaan. Uskon, että näihin haastaviin asioihin on usein helpoin löytää vastaus kääntymällä sisään päin ja miettimällä, mihin minä itse pystyn ja missä raja kulkee. Mielestäni tänä päivänä keskitymme liikaa vertailemaan itseämme muihin, mikä monissa tilanteissa aiheuttaa lisää stressin aihetta kuin helpottaa tilannetta. Timothy Ferrissin kirjoittamassa Neljän tunnin työviikossa erotellaan onko ihminen puuhakas vai tehokas. Ihminen voi olla kiireinen ja kalenteri täynnä hommia loppujen lopuksi saamatta juuri mitään aikaiseksi. Se tuntuu olevan monelle haaste saada asioita oikeasti vietyä loppuun asti. Sen vuoksi työskentelytapoihin onkin syytä kiinnittää huomiota. Tehokkaasti tehden asiat saadaan lyhyessäkin ajassa tehtyä, kun puuhastelulle, katkonaiselle ja löysin rantein työskentelylle ei anneta mahdollisuutta.

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
    • Hanna Kallio sanoo:

      Kiitos kommentistasi Annika!
      Minulla onkin jo tuo mainitsemasi kirja hyllyssä, täytyypä lukea se ajan kanssa… jos vaikka saisin pidettyä pienen joululoman.
      Senkin olen huomannut akatemian alettua, että meillä kaikilla tosiaan on vain se 100% itsestämme annettavana
      ja mitä useammassa projektissa puuhastelee kerrallaan sitä pienempi prosentti minulle jää annettavaa per projekti.

      VN:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
      VN:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0 (from 0 votes)
  2. Anrietta Kuosku sanoo:

    Hyvää asiaa Hanna! Tää on alue, jolla kehittymistä riittää kyllä vuodesta toiseen. Voi olla kyllä osittain luonne kysymyskin. 😀 Vaikeinta on priorisoida ne oikeasti tärkeät ja merkitykselliset asiat kaiken kivan ja mielenkiintoisen keskeltä. Myös itsensä tunteminen on tärkeää, niin kuin Annika mainitsi. Itse olen huomannut, että mulla on tapana AINA yliarvioida mitä kaikkea ehdin tekemään missäkin ajassa, kun aina unohdan laskuista sen, että tarvitsen myös lepoa ja vapaa-aikaakin. Ainakin olen nyt huomannut ja oppinut tämän itsessäni, nyt meneillään on kova opetteleminen tästä tavasta pois. On se kumma, miten vaikeaa sekin välillä on. 😀 mutta pienin askelin. Pitänee itsekin lukea toi kirja, kuulosti mielenkiintoiselta ja varmasti saisin taas aseita kiirettä vastaan ja työkaluja oman ajan hallintaan.

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!