Hei aksulainen, älä kompastu ajankäyttöongelmiin – investoi aikasi oikein

14.11.18 Esseen kirjoittaja: Johanna Sauvula
Kirjapisteet: 3
Kirja: Useita lähteitä
Kirjan kirjoittaja: Useita
Kategoriat: Vastuullinen ja kestävä yrittäjyys, Oppiva organisaatio

Jonsu ja Maria ovat kokeneet ensimmäisen Proakatemiavuoden aikana oman ajankäyttönsä osalta isoja ongelmia, sekä suurta kehitystä. Tässä kirjoituksessa he jakavat omia oppejaan eri ajanhallintaa käsittelevien kirjojen tukemana. Ensimmäiseksi pääset lukemaan Jonsun kokemuksista, jonka jälkeen Maria jatkaa omilla opeillaan.

 

Ihan salakavalasti siinä kävi taas niin, etten osannut aikatauluttaa. Keväällä mietin, mitä kesäyliopiston kursseja suorittaisin, kun sielläkin oli useampi tosi kiinnostava kurssi. Kai nyt pari kurssia kesän aikana ennättää opiskella, vaikka onkin täyspäiväisesti palkkatöissä koko kesän? Olipa ajatuksissa sekin, ennättäisikö BL:n vastuuta kantamaan, jos sitä paikkaa hakisin. Sekin olisi äärimmäisen kiinnostavaa ja haaste, jonka haluan vielä kohdata. Se, ettei itse ole pätkääkään kärryillä haalimiensa tehtävien ja vastuiden kuormasta, kertoo ontuvasta suunnittelusta, mututuntumasta ja kykenemättömyydestä priorisoida.

 

Jos olisin ennen kesää kirjannut jo viikkokohtaisesti kalenteriin 40-50 tuntia palkkatöitä, keskimäärin 10 tuntia kesäkahvila Tönöön liittyvää hallintoa ja työtunteja, 2-3 tuntia Eventan taloushallinnon töitä sekä merkittävästi vapaa-aikaan vaikuttaneet seikat, kuten muutto maalle omakotitaloon, kaason rooli, 2 häät, 2 polttarit ja 1 synttärijuhlat, mitkä kaikki tarkoittivat viikonloppureissua jonnekin päin Suomea, olisi jo keväällä ollut päivänselvää, että vapaavalintaiset kurssit tai BL:n tehtävät eivät tässä kohtaa ole millään tavoin edes vaihtoehtoja. Onneksi sentään niiden kohdalla jo vähän aavistelin, että ehkä tässä on ohjelmaa kesälle ihan kerrakseen, enkä kumpaakaan ajatusta vienyt toteutukseen saakka.

 

Kesä oli järjetöntä suorittamista, josta räpiköin läpi ahdistuneena ja stressaantuneena. Tämä heijastui mm. ihmissuhteisiin ja omaan työmotivaatioon. Kirjoja en lukenut ainuttakaan, vaikka ajattelin nauttivani kesätuulista pihalla maaten ja kirjoja ahmien. Siinähän ne kirjaesseetkin valmistuvat lähes itsestään jo syksyä ennakoiden. Hah!

Syksyllä totesin, että tällaista kesää en halua enää elää. Ei ole pätkääkään sen arvoista vetää itseään pitkäkestoisesti äärirajoilla, eikä etenkään omia tärkeimpiä ihmissuhteita. Ei vain kerennyt olla läsnä, eikä ajatukset pysähtyneet hetkeksikään ihmettelemään tätä hetkeä, vaan laukkasivat jo seuraavassa to do -listan tehtävässä.


Rakas aksulainen, lue seuraava lainaus muutamaan kertaan ja paina sen sanoma mieleesi pysyvästi:

 

“Innostuminen on korkean virittyneisyyden tila, jossa energiaa virtaa elimistössä ja asioita tapahtuu. Fysiologisessa mielessä sympaattinen hermosto on aktiivinen. Kun sympaattinen hermosto aktivoituu, tarkoittaa se sitä, että energiaa kuluu. Innostuminen on elimistölle näin ollen stressitila, joka kuormittaa. Moni ajattelee, että vain negatiivinen stressi on haitallista. Elimistölle ei ole kuitenkaan merkitystä, kokeeko yksilö mielihyvää vai mielipahaa korkean virittyneisyyden tilassa. Toki positiivisella stressillä pääsee pidemmälle, mutta silloin on riskinä se, että mahdolliset ylikuormittumisen merkit jäävät huomioimatta.” (Salonius, 2017.)

 

Proakatemia on mahdollisuuksia täynnä ja niin siinä on käynyt tänä syksynäkin, että rennon lukemisen, hyggeilyn ja levon sijaan vauhti on vain kiihtynyt loppuvuotta kohden suht rauhallisen startin jälkeen. Palkkatöissä oli kaaos päällä ja kävin tuuraamassa alkusyksystä muutamia vuoroja satunnaisina viikkoina. TÖNÖltä laitettiin luukut kiinni elokuun lopussa, minkä jälkeen täytyi hoitaa kirjanpito loppuun, palauttaa vuokralaitteet, pitää palautepajaa tiimin kanssa, siivota koko kontti ja ennen kaikkea alkaa keskittymään jo seuraavaan kesään. Eventan taloustiimi uudistui syksyllä ja nykyisellään koko systeemiä uudistetaan toimivammaksi, jotta emme ensi vuonna näin lokakuussa kysele enää helmikuisten kuittien perään. Aksun 20-v synttärit oli must projekti, johon lähdin innolla mukaan. Viime viikolla olin ensimmäisessä Tiimimestareiden koulutuksessa Jyväskylässä. Pajat ja viikkopalaverit rullaa normaaliin tahtiinsa viikoittain. Sitten on vielä yksi Saunakortti-projekti. Niin ja pari turismin kurssia! Tässä kohtaa ei varmaan yllätä ketään, että tämä on minun ensimmäinen essee tälle syksylle, 16.10.2018.

 

Kirjassa Time and stress management for rookies (Kay, 2009, 19-20) jaetaan aikataulutusongelmien yleisimmiksi syiksi seuraavat:

  1. Suunnittelemattomuus
    – Joillekin suunnittelu on hankalampaa kuin toisille. Ajanhallinnan kannalta järjestelmällisyys ja suunnittelu on välttämätöntä.

  2. Häiriöt
    – Mikäli et voi välttyä häiriöiltä, ihmisten tai erinäisten laitteiden häiritsevistä viesti-ilmoituksista tai puheluista, on ajanhallinta äärimmäisen vaikeaa.

  3. Prokrastinaatio, eli asioiden lykkääminen
    – Asioiden toteuttamisen lopettaminen ja asian hoitamisen lykkääminen on kenties yksi suurimmista esteistä ajanhallinnassamme. Kenties tehtävä on liian suuri, epämiellyttävä tai epäonnistumisen mahdollisuus pelottava.

  4. Kriisinhallinta
    – Ongelmia tulee toisinaan meistä riippumattomista syistä ja ne kuuluvat elämään. Mikäli ajanhallinta ontuu voi pienestäkin kriisistä mullistua katastrofi.

  5. Päätöksenteko
    – Päätöksentekokyky ja päätösten noudattaminen on tapa saada ajankäyttöä hallittua. Päätöksentekokyvyttömyys voi johtua siitä, ettei ole tottunut päätöksentekoon tai siitä, ettei ihminen erota mitä eroa on hyvällä ja huonolla päätöksellä.  

  6. Täydellisyydentavoittelu
    – Hyvä ajanhallinta usein tarkoittaa sitä, ettei joka ikistä pilkkua ennätä viilaamaan kolmea päivää. Mikäli kaikessa mahdollisessa sallii itseltään vain täydellisyyttä, ovat aikatauluongelmat hyvin todennäköisiä.

 

Voidakseen kehittää omia työtapoja ja aikatauluttamista, täytyy tietää missä mennään nyt. Kayn (2009, 30-31) mukaan seuraavilla kyllä/ei – väittämillä voi kartoittaa omia itsensäjohtamisen taitoja:

 

  1. Aloitan päivän tekemällä itselleni tehtävälistan.
  2. Määrittelen kullekin tehtävälle tietyn ajan päivästä (esim. sähköposteihin vastaaminen, tapaaminen jne. )
  3. 3 kuukauden välein tarkastan tavoitteideni etenemisen.
  4. Työskentelen vain harvoin iltaisin ja viikonloppuisin.
  5. Delegoin aina kun mahdollista.
  6. Käytän kännykkää viisaasti (äänetön tila yms työskennellessä.)
  7. Minulla ei ole vaikeuksia ennaltaehkäistä keskeytyksiä.
  8. Osaan sanoa ei.
  9. Yleensä hoidan kaikki to do-listan tehtävät loppuun saakka.
  10. Työskennellessä ihmisten kanssa, pääsen yleensä lopputulokseen minkä halusin.

 

Sain itselleni 6 kieltävää vastausta, mikä kertoo siitä, että minulla on vielä huomattavasti petrattavaa ajanhallinnassani. Ajanhallintaa voi tehdä eri tavoilla. Mikä sopii yhdelle, ei sovi välttämättä kaikille. On tärkeää tunnistaa itselleen sopivat rutiinit ja toimintatavat, jotka tukevat kullekin luontaista rytmiä ja toteutusta. Olen aamun torkku ja illan virkku. Minulle parhain hetki tehdä töitä on puolen päivän jälkeen tai jopa illalla muiden mentyä nukkumaan. Silloin ei ole häiriöitä ja saan kaikessa rauhassa keskittyä tehtävääni. Joku toimii paremmin paineen alla ja dead linen lähestyessä, kun toinen haluaa saada hommat tehtyä jo hyvissä ajoin. Yksi haluaa tehdä itsenäisesti ja toinen syttyy tiimin yhteisestä projektista. Nokka (2016) kirjoittaa blogissaan Belbinin tiimiroolitestistä, mikä meille Akatemialaisillekin on tuttu. Belbinin tiimiroolia kannattaa pohtia omalta osaltaan myös itsensäjohtamisen näkökulmasta. Mitä vinkkejä toimintatavoistasi tämä persoonallisuustesti voisi paljastaa? (Linkki blogiin, jossa myös linkki itse testiin: http://www.globaattori.com/tunnetko-tiimilaisen-enta-itsesi/ )

 

Ajanhallintaa käsitellessä oleellisen tärkeää on perehtyä myös omaan ajankäyttöön. Tätä varten löytyy nykyään taatusti jokaiselle sopiva sovellus tai tapa pitää kirjaa omasta ajankäytöstään. Mikäli ajankäytön kirjaaminen ei vielä ole päivittäinen rutiini, se on ensimmäinen ehdoton tehtävä, josta on otettava niskaote. (Protip: helpottaa myös hopsaamista.)


Perinteisen kalenterin käyttäminen sopii minulle, koska haluan kirjoittaa kalenteriin kivoilla kynillä, pidellä käsissäni konkreettista vihkoa ja havainnoida aikatauluani tämännäköisestä näkymästä. Värikoodaus helpottaa sunnuntaille tehtyä koontia hopsia varten ja Frixion Pilot -pyyhittävät mustekynät(!!!) ovat aivan ehdottomia kalenterin selkeyden kannalta, aikataulut kun tuppaa aina toisinaan muuttumaan. Hyväksi havaittu on aukeaman viikkokohtainen näkymä ja alareunan ylimääräinen tila, minne voi itselleen kirjata to do-tehtäviä, jotka valmistuttuaan voi iloisesti vetää yli tai pyyhkiä. Kalenteriin on hyvä kirjata myös työt ja vapaa-ajan ohjelmanumerot, mikä helpottaa viikon aikataulujen kokonaisuuden hahmottamista.

 

Kalenteri täyttyy helposti myös sattumanvaraisella silpulla. Meillä on koko ajan lähettyvillä eri resursseja ajanviettoon: päivän lehdet, some, television 17 eri kanavaa. Jollet pidä varaasi, voit huomata päivittäin jopa tunteja hukkuvan tyhjänpäiväiseen kuvafiidin ja videoiden rullaamiseen somessa. Aina on tarjolla uusi houkutus, eikä mikään tästä silpusta kehity eteenpäin.

 

Te Veld-Luoma (2010, 94-108)  tuo Kaaoksen kesyttäjä -kirjassaan ilmi viiden kohdan ohjeen kalenterin raivaamiseen:

 

  1. Muodosta yleiskuva ja käytä apunasi lokikirjaa.
    Kirjaa vähintään viikon ajalta ylös kaikki tekemisesi: matkustaminen, ruokailu, palaverit, kaupassa käynti, harrastukset, ruoanlaitto, koulutehtävät, lukeminen, some, rupattelu ihmisten kanssa, Netflixin katselu jne. Tämä antaa yleiskuvan siitä, miten käytät aikaasi keskivertoviikkona. Muista pitää kirjaa reaaliajassa, jälkikäteen on mahdotonta arvioida, kauanko mihinkin aikaa kului, eikä kaikkia tekemisiä välttämättä edes muista.
  2. Tunnista tekemisen laatu, käytä apuna +, – ja 0.
    Tarkastele ajankäyttöäsi ja pohdi mitä tunteita mikäkin askare on herättänyt. Merkitse kuormittavat tehtävät miinuksella, neutraalit nollalla ja hyvää mieltä tuottaneet tehtävät plussalla.
  3. Valitse, mitä tarvitset ja mikä inspiroi sinua.
    Missä asioissa haluat kehittyä? Mille haluat enemmän aikaa? Mitkä ovat tavoitteesi? Karsi askareista kuormittavia ja turhia asioita. Pohdi, miten työstäsi ja työmatkasta tulee mielekkäämpi, onko jokin ihmissuhde yksipuolinen ja kannattamaton, millainen rutiini ja järjestys sinulla on kotitöiden hoitamiseen, jotta se rullaisi mahdollisimman helposti arjen ohessa tai oletko rohmunnut liian monta harrastusta niin, ettei sinulle jää aikaa lepäämiseen. Pohdi, mitkä asiat ovat kaikkein tärkeimpiä.
  4. Suunnittele säännöllisille tekemisille sopiva suoritusajankohta ja jätä myös paljon tyhjää tilaa.
    Elämänlaatu, päätöksentekokyky ja energisyys paranevat, kun yöuni on riittävä. Huomioi oma biorytmisi ja energiatasojen vaihtelu. Ole tarkkana, että aikataulussa on varaa vastoinkäymisille ja ennen kaikkea levolle. Kirjaa kalenteriin jo ennalta rentouttavia ja mieluisia hetkiä. Kun asia on kirjattu kalenteriin ylös, sille on luotu tarkka aika ja paikka, jolloin suunnitelmassa pysyminen on helpompaa.  
    Pian noin vuoden kokemuksella Akatemialta voin luvata lähes satavarmasti, että kalenteri tulee täyttymään aina, jos annat sen täyttyä. Aina on tarjolla uusia jänniä juttuja, joten tyhjä tila on tärkeää.

  5. Toteuta suunnitelmasi. Kokeile, arvioi ja muuta sitä tarvittaessa.
    – Arvioi suunnitelmaasi säännöllisesti. Kokeile erilaisia rytmejä ja anna aikaa niiden kehittymiselle. Tehostuuko nälän karkottaminen, jos kaupassa käy vain kerran viikossa ja viikolla ruokaa tekee isot annokset kahtena ilta?

 

Jos on luonteeltaan tekijä ja takoja, on herkästi suoritusorientoitunut ja paikkaa omat ontuvat aikataulut esimerkiksi iltaisin kotona etätöitä tehden. Yksi keino päästä tästä tavasta irti, on ollut luoda sääntöjä ja rutiineja. Pääsääntöisesti en työskentele enää 18 jälkeen. Kalenteriin on jo koko loppuvuodelle merkitty maanantaille Rauhaniemi, mikä tarkoittaa koulupäivän jälkeen saunomista ja uintia Rauhaniemessä. Säännöllisesti sovin seuraavia ratsastustunteja naapurin Höpinän kanssa. Iltaisin käyn lenkillä koirien kanssa, mikä takaa päivittäisen ulkoilun ja mielen rauhoittumisen luonnossa. Ystävien tapaamiset kirjaan myös ylös kalenteriin.

Kun on ahminut vähän liikaa kaikkia mielettömiä projekteja, mutta on luvannut itselleen opetella parempaa itsensäjohtamista ja aikatauluttamista, on täytynyt mennä palavereihin ja pajoihin todeten, etten ole tehnyt lupaamiani asioita. 40 tuntia työaika ei ole riittänyt niihin kaikkiin asioihin, ja olen pitänyt kiinni lupauksestani olla kirimättä rästihommia enää iltasin kotona. On inhottavaa tuottaa muille pettymys ja sen myöntäminen voi olla vaikeaa. Se on kuitenkin keino, joka ravistelee rajusti olkapäistä ja opettaa priorisoimaan tekemisiään. Tähän havahtuneen olen vähentänyt työvuorojani, jättäytynyt sivuun Akatemian 20-v synttäritiimistä, rakentanut suunnitelman talouspäällikön pestistä pois jäämiselle ja kertonut olevani poissa TÖNÖn riveistä ensi kesänä. Vaikka kalenterin raivaaminen on minulla vielä vaiheissa, nämä päätökset tuntuvat jo nyt hyviltä. Voin paremmin, äksyilyn sijaan kotona asuu naurunaamainen Jonsu ja ennätän havainnoida lenkillä, kuinka syksyn väriloisto on varissut jo maahan. Alkaa olla aikaa ja mahdollisuus panostaa niihin tärkeimpiin projekteihin.

 

Nyt kirjoittaja vaihtuu, mutta tilanne on samanlainen. Kirjoittaja, “minä”, olen nyt Maria. Kaiken yläpuolelle kirjoittanut on Jonsu ja olemme aloittaneet Proakatemian yhtäaikaa. Kuten Jonsu, innostun herkästi monesta ja helposti haalin itselleni tekemistä enemmän kuin voin tehdä. Koko elämäni ajan minulla on hyvin harvoin ollut tylsää eli tekemisen puutetta. Utelias luonteeni saa minut innokkaasti kokeilemaan kaikkea, eikä aika ikinä tule riittämään kaikkiin upeisiin asioihin, mitä tämä elämä tarjoaa.

 

Jos muutenkin olen keksinyt itselleni aina puuhasteltavaa liiaksi saakka, voi vain arvata millainen mahdollisuuksien karkkikauppa Proakatemia minulle on. Proakatemialla vietetty ensimmäinen lukukausi oli kaaosta, enkä osannut priorisoida tai aikatauluttaa tekemistäni. Tartuin mahdollisuuksiin ja saavutin paljon, mutta toukokuussa olikin käsi kipeä, silmät kipeinä, leuka kipeänä ja päänsärkyä. Innostuksen ja stressin välillä hyppiminen sai kehon reagoimaan herkästi ja osoittamaan mieltään. Kesälle sovitut kuukauden työt vanhassa työpaikassa onneksi peruuntuivat ja päätin tämän ajan käyttää lomailuun ja kaaoksen välttämiseen. Onnistuin tässä ja osasin ottaa aikaa lepäämiselle ja ensimmäisestä lukuvuodesta palautumiselle. Syksyn aloitin päättäen, kuten Jonsukin, että tämä lukuvuosi on rauhallisempi ja ajanhallintani järkevää. Onnistuin hyvässä ajanhallinnassa huikeat kaksi kuukautta ja olin ylpeä. Pyysinkin heti Jonsua kirjoittamaan kanssani tätä esseetä ajanhallinnasta, koska nythän me aletaan oppia omista virheistä ja voidaan jakaa vinkit muille!

 

Hetkonen – nyt kuitenkin kirjoitan tätä esseetä vasta 30.10., kun esseen julkaisun piti olla viimeistään 16.10. Mikä meni taas vikaan? Jonsu kirjoittikin kaaoksen kesyttäjän vinkeissä, että “Ole tarkkana, että aikataulussa on varaa vastoinkäymisille ja ennen kaikkea levolle. Kirjaa kalenteriin jo ennalta rentouttavia ja mieluisia hetkiä.”. Tätä en ollut ottanut huomioon. Ahkera tekeminen ja innostus johti taas päänsärkyyn. Kalenteri on joka viikonlopun osalta täynnä pelkästään rentouttavia ja mieluisia hetkiä, mutta se ei riittänyt. Arkisin sorrun innostuksissani helposti pitkiin työpäiviin, ja kuin näin jatkuu monta viikkoa, tulee päänsärky. Yllättäen, kun päänsärkyä kestää pari viikkoa ja osittain estää työnteon, ajanhallinta täyteen ahdetun kalenterin kanssa on mahdottomuus. Vaikka jaksamista ja innostusta tuntuu riittävän, toivoisin oppivani sanomaan itselleni silti välillä “seis!”. Etenkin niissä kohdissa, kun itse katson täyteen ahdettua kalenteriani, ja ilmoitan, että “joo, palaveri sopii kyllä tällä viikolla, jos käy vasta viiden jälkeen – muuten on täyttä”.

 

Onneksi virheistä oppii ja ajanhallintani kehittyy koko ajan. Osaan myös hyödyntää uusia sovelluksia ajanhallinnassa, ja haluankin jakaa lempiäppini myös lukijoille.

Yllä näkyy kaksi kuvaa päivittäin käyttämästäni sovelluksesta Timesheet. Sovelluksen avulla kirjaan päivittäin työskentelyn & opiskelun aikamääriä. Kun kuun alussa tulee aika “hopsata” valmentajalle opintojeni tuntimääräistä etenemistä, se käy helposti sovelluksesta katsomalla! Sovelluksessa pystyn hakemaan tuntitiedot ajan ja/tai projektin mukaan. Voin katsoa parilla napautuksella, kuinka monta tuntia tein tiettyä projektia tämän kuun aikana. Voin myös yhtä helposti perjantaina työviikon päätteeksi katsoa, no kuinkas paljon tunteja yhteensä tällä viikolla kertyi. Tällä on minulle suuri merkitys myös henkisen hyvinvoinnin kannalta. Tekemiseni konkretisoituu; näen koska vain vahvistuksen, että saan aikaan ja, että olen koko ajan saanut paljon aikaiseksi. Sovellus saa minut muistamaan, että olen opinnoissani edellä ja voisin koska vain opintojen puolesta ottaa rauhallisemmin, kun vain malttaisin.

 

Ajanhallinnasta puhuttaessa pohditaan myös prioriteetteja; mitkä tehtävät on tärkeitä – mitkä ei? Eikä usein mene kauaakaan, kun keskustelu päätyykin aiheeseen tavoitteet. Tärkeitä on tietysti ne asiat, jotka ajavat kohti omien tavoitteiden saavuttamista. Näen itse tavoitteet pelastusköytenä sähellyksen keskellä. Usein tekemisen draivissa ihan huomaamatta tekemistä to do-listan jatkoksi ilmestyy vaan lisää ja lisää. Sitten kun alkaa olla liikaa kaikkea, pitääkin pysähtyä miettimään, ajavatko nämä asiat minua eteenpäin kohti tavoitteitani? Jos vastaus on ei, tulee miettiä, voiko tästä tekemisestä luopua kokonaan. Säännöllinen tehtävälistan peilaaminen tavoitteisiin pitää kalenterin järkevänä.

 

Kirjassa Ajanhallinta (Knoblauch & Wöltje, 2003, 26) käsketään kysymään itseltään “Ovatko nämä asiat tärkeitä vai kiireellisiä?”. Kirjan mukaan yleensä vain 20 % tehtävistämme on tärkeitä. Loput 80 % ovat vähemmän tärkeitä, mutta yleensä kiireellisiä. Kirja määrittelee myös tärkeät tehtävät sellaisiksi, mitkä vievät sinut lähemmäksi tavoitteitasi. Kiireelliset tehtävät sen sijaan ovat sellaisia, mitkä vaativat välitöntä huomiota, mutta eivät vaikuta merkittävästi tavoitteiden saavuttamiseen. “Jos haluat päästä parempiin tuloksiin, sinun pitää viettää enemmän aikaa tärkeiden tehtävien parissa” todetaan tässä ajanhallintakirjassa. Siispä tarkkaile tekemistäsi, eihän se mene tulipalosta toiseen juostessa? Jäähän tarpeeksi aikaa sinulle oikeasti tärkeille asioille? (Knoblauch & Wöltje, 2003, 26-27.)

 

Viime sunnuntaina tein pitkästä aikaa niin kuin unelmoin tekeväni, join rauhassa aamukahvia ja luin samalla kirjaa. Halusin saada siitä tukea tälle ajanhallinnan esseelle. Oli ihanaa kerrankin spontaanisti ottaa kirja käteen ja lukea rauhassa. Harvard Business Schoolin omistama johtamisen aikakauslehti, Harvard Business Review, on koonnut lehden 10 parasta artikkelia itsensä johtamisesta kirjaksi. Kirjan takakansi haastaa “Tie ammatilliseen menestykseen alkaa kriittisellä peiliin katsomisella.” . Ensimmäinen artikkeli “How will you measure your life?” on bonus-artikkeli ja tämän sisältö yllätti minut täysin. Artikkelin kirjoittaja Christensen korostaa suunnitelman, tavoitteiden ja tarkoituksen tärkeyttä ajanhallinnassa. Christensen ohjaa miettimään oman tekemisen motiiveja ja kehottaa katsomaan mahdollisimman pitkällä tähtäimellä omia tavoitteita ja prioriteettejä. Christensen väittää, että mikäli ihmiset, joilla on suuri tarve saavutuksille (kuten Harvard Business Schoolin opiskelijat), saisivat puoli tuntia ylimääräistä aikaa, he  alitajuisesti käyttäisivät sen asioihin, jotka tuottavat kaikkein konkreettisimpia tuloksia. Ja työurahan on se, mikä tarjoaa hyvän tavan saada tuloksia eli todisteita omasta onnistumisesta. Saat presentaation valmiiksi, klousaat kaupan, julkaiset lehden, saat ylennyksen – työelämässä on helppo saavuttaa näkyviä konkreettisia tuloksia. Christensen huomauttaa, että kun taas investoi aikansa puolisoonsa ja lapsiinsa, ei tästä saakaan vastaavaa välitöntä etenemisen ja onnistumisen tunnetta. Lapset kun kiukuttelee päivittäin ja vasta 20 vuoden pääset näkemään tuloksia ja sitä, että olet saavuttanut jotain – kasvatit hyvän tyttären. (HBR’S, 2010, 5-8.)

 

Uralla koko ajan häämöttäviin selkeisiin ja nopeisiin saavutuksiin investoi helposti liikaa aikaa, samalla vahingossa jättäen vähemmälle huomiolle kaikkein tärkeimmät ihmissuhteet. Vaikka sanot, että läheiset ovat sinulle kaikkein tärkeintä, monella ajankäyttö kertoo jotain aivan muuta. Ja juuri tämän asian Christensen vihjaa olevan ongelma, joka kaipaa pitkän tähtäimen prioriteettien tiedostamista. Sillä läheiset ja rakastavaiset välit perheessä on kuitenkin kaikkein voimakkain ja kestävin onnellisuuden lähde. Christensenin mukaan myöskin yrityskatastrofien takana on juuri päätökset, jotka on tehty liian lyhytnäköisesti – odottaen välitöntä saavutusta ja tulosta. (HBR’S, 2010, 5-8.)

 

Eli muista, kun aikataulutat koulua, eri projekteja ja töitä, pitkällä tähtäimellä paras investointi on varata aikaa myös rakkaillesi.

 




Lähteet:

Iiris Nokka. 2016. Blobaattori blogi: Tunnetko tiimiläisen – entä itsesi? Julkaistu 17.2.2016. Luettu 18.10.2018
http://www.globaattori.com/tunnetko-tiimilaisen-enta-itsesi/

 

Henna Salonius. 2017. Moodmetric blogi: Milloin innostuminen on vaarallista? Julkaistu 13.11.2017. Luettu 16.10.2018
http://www.moodmetric.com/fi/milloin-innostuminen-on-vaarallista/

 

Kay, F. 2009. Time & stress management for rookies. 1. painos. Iso-Britannia, Cornwall: TJ International Limited

 

Te Velde-Luoma, A. 2010. Kaaoksen kesyttäjä – tavarat, paperit ja aika haltuun. 1. painos. Latvia, Jelgava: BTJ Finland Oy

 

HBR’S. 2010. On Managing Yourself. USA. Harvard Business School Publishing Corporation

 

Knoblauch, J & Wöltje H. 2003. Ajanhallinta. Helsinki: Oy Rastor Ab

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.0/5 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Hei aksulainen, älä kompastu ajankäyttöongelmiin - investoi aikasi oikein, 4.0 out of 5 based on 1 rating Tagit: , , , , ,

Keskustele artikkelista

3 kommenttia to “Hei aksulainen, älä kompastu ajankäyttöongelmiin – investoi aikasi oikein”

  1. Juuli Tappura sanoo:

    Mikä mainio ja itselle – jälleen kerran – ajankohtainen essee! Mukava lukea avointa ja rehellistä omien ajankäytön haasteita ja sen seuraksia tutkistelevaa kirjoitusta, jossa myös lukija huomioitiin konkreettisilla työkaluilla ja vinkeillä.

    Tunnistan itsestäni selkeästi useita “Time and stress management for rookies” listaamia syitä aikataulutusongelmiin. Erityisen vahvasti ajankäytön ongelmiini vaikuttavat häiriöt, prokrastinaatio ja täydellisyyden tavoittelu. Nyt kun nämä syyt ovat tiedossa, onkin hyvä pysähtyä miettimään, mistä ne johtuvat. Uskon, että ongelmien ja niiden syiden purkaminen alkulähteiltä asti on avain positiiviseen muutokseen.

    Itselle parhaiten sopivien toimintatapojen tunnistaminen on minunkin mielestäni tärkeää. Olen jo tiedostanut, että olen kaikkein tehokkain ja tuottavin vasta illan hämärtyessä, jonka vuoksi olen pyrkinyt minimoimaan aamuille sijoittuvat palaverit ja työtehtävät. Myös sopivan paine tehostaa työskentelyäni. Paineen voi luoda lähestyvä deadline tai pöydän toisella puolella istuva ihminen, jonka kanssa on sovittu yhdessä työskentely ja asetettu päivän tavoitteet. Mielenkiintoinen näkökulma oli pohtia omia toimintapoja persoonallisuus- ja tiimiroolitestien kautta.

    Belbinin tiimiroolitestin mukaan toinen vahvimmista rooleistani on juurikin “Takoja”. Tunnistan siis itsestäni suoritus- ja tulosorientoituneen, sekä myös hieman perfektionistisen puolen. Takoja-puolelleni rutiinit ja säännöt olisivatkin ensiarvoisen tärkeitä, sillä “ainahan sitä nyt vielä tämän yhden homman voi tehdä”. Olen yrittänytkin joskus asettaa itselleni selkeän työajan, jonka jälkeen en enää tietokonetta avaisi, mutta kummasti olen taas lipsunut liukuvaan ja epäsäännölliseen työrytmiin. Pitäisi varmaan kirjoittaa omat työpelisääntönsä konkreettisesti jääkaapin oveen, jotta ne pysyisivät mielessä ja niihin ehdollistuisi.

    Pysähtyminen peilaamaan tavoitteitaan ja työtehtäviään on mielestäni järkevää, ja olen myös itse sen aikoinaan tehnyt. Ei ole mitään järkeä käyttää rajallista aikaansa asioihin, jotka eivät vie eteenpäin. Usein nuo asiat tuntuvat myös kuormittavimmalta kuin asiat, jotka ohjaavat kohti tavoitteita. Tavoitteiden ja työtehtävien vertaaminen kannattaisi varmasti ottaa vaikkapa kuukausittaiseksi tavaksi, jotta suunta pysyy tasaisena eikä lähde turhia seilaamaan. Samalla on hyvä miettiä, ovatko omat tavoitteet vielä itselle merkityksellisiä, vai kannattaisiko niitä päivittää.

    Christensenin ajatukset lyhyen ja pitkän tähtäimen tavoitteiden ja prioriteettien vertailusta olivat erittäin mielenkiintoisia ja laittoivat rattaat raksuttamaan. Vuosi sitten havahduin ajatukseen, että mitäs jos joudun onnettomuuteen, josta seuraa työkyvyttömyys – mitä elämäni olisi ilman työtä? Tajusin, että oma elämäni työn ulkopuolella on aivan liian tyhjää ja merkityksetöntä. Tajusin, että samaa työorientoitunutta elämää jatkamalla huomaan vielä jokin aamu, että olen aivan yksin. En ole kuitenkaan osannut ajatella tavoitteitani kovin pitkälle tähtäimelle, enkä ole peilannut niitä arvoihini. Elämä on kuitenkin niin paljon muutakin, kuin vain työ.

    Kiitos Jonsu ja Maria ajatuksia herättävästä ja hyödyllisestä pohdinnasta! <3

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
    • Johanna Sauvula sanoo:

      Niin, tämä lienee hyvä alku. Tuntuu, että olen tiedostanut omassa toiminnassani näitä ongelmakohtia jo pitkään, mutta käytäntöön vienti ontuu. Olen myös määritellyt työaikoja ja nukkumaanmenoaikoja. Innostun näistä uusista käytänteistä ja jaksan toteuttaa niitä ehkä ensimmäisen viikon. Sitten kun tulee se ensimmäinen epäonnistuminen, lannistun ja heitän koko idean roskiin.

      Noin kuukausi sitten määrittelin, että arkiaamuja vasten illalla alan iltapesulle ja siitä sänkyyn klo 21.30 alkaen. Näin ennättäisin lukea/kirjoittaa/piirtää/ajatella sängyssä hyvin vielä ennen nukahtamista. Aiemmin kun tapani oli katson jotain sarjaa / somen ”hauskoja” videoita tms, mikä tutkitusti häiritsee unensaantia. Heti seuraavana viikonloppuna kun ei tarvinnutkaan rytmiä noudattaa, alkoi se venyä. Sitten tuli joku akuutti Eventan ressuhässäkkä tai muu ”pakko tehdä vielä tämä” asia ja taas istuin klo 23 vielä läppärillä. Ja sittenpä se koko idea oli jo mielestäni pilalla, epäonnistunut ja tuhoon tuomittu.

      Onhan tämä nyt ihan uuno ajatus, että ensimmäisen vastoinkäymisen jälkeen voi kääntyä 180 astetta ja luikkia takaisin sinne mistä on tullutkin.
      Olin Petteri Kilpisen semmassa, jossa tämä rutiinien muodostushaaste aloitettiin. Hän sanoi hyvin sitä, että vaikka näissä epäonnistuu, on silti onnistunut jo näin monta kertaa enemmän, kuin jos olisi ollut edes yrittämättä muutosta. Eli minäkin onnistuin jo 5 kertaa enemmän, kuin aiemmilla tavoillani.

      Koen itselläni epäonnistumisista lannistumisen johtuvan huonosta itseluottamuksesta. Se on hankala asia, vaikka järjellä ja muiden tsemppaamana tietää pystyvänsä lähes ihmetekoihin, joku erittäin epävarma ja pieni osa sisällä huutaa, että taas meni mönkään. Sillä äänellä on ihan liian iso vaikutus. Millä pirulla se kesytetään ja pistetään aisoihin? 😀

      VN:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
      VN:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0 (from 0 votes)
  2. Maria Eskola sanoo:

    Kiitos Juuli kommentista <3

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!