Getting things done

Onko sinulla ollut joskus vaikeuksia saada asioita aikaiseksi, koska minusta tuntuu, että työkuormani on aivan järjettömän suuri? Ovatko tällaiset aikaansaamattomuuden kokemukset lisänneet stressiäsi moninkertaisesti ja vaikeuttaneet tilannetta entisestään? Luultavasti. Ja monesti tällaisten työntäyteisten ajanjaksojen jälkeen helpommatkin päivät, sekä niihin lukeutuvat vain maltillisesti aikaa ja effortia vievät työtehtävät tuntuvat ylitsepääsemättömän vaikeilta. Ongelmiin ratkaisuja tarjoaa Proakatemian kirjahyllystä vastaan tullut David Allenin bestseller kirja ”Getting Things Done”. Kirja on julkaistu jo vuonna 2001, mutta sen sisältämät tiedot olivat hyvin tuotavissa nykyhetkeen.

Heti kirjan alussa kerrottiin tilasta, jossa pystyt keskittämään 100 prosenttia keskittymisestäsi aina yhteen asiaan kerrallaan, suorittaen päivien ja viikkojen aikana todella suuriakin tehtävämääriä. Kaikki tämä kuitenkin siten, että tunnet samalla olevasi hyvin kontrollissa käsillä olevista asioista, sekä tekemään työt stressittömästi. Kuvaus kuulostaa taivaalliselta. Kun miettii joitakin Proakatemialla viettämiään työpäiviä, esimerkiksi rengassesongin aikaan, voi hyvin todeta olleensa monesti todella kaukana kontrollista. Hälyinen ympäristö, alati kesken päivän muuttuvat työtehtävät, ulkoiset häiriöt ja tulipalojen sammuttelut ovat olleet kerran, jos toisenkin tehokkaan tuntuisen työpäivän lannistajia. Mutta kirja nopeasti hoksaamaan, että lannistuminen johtuukin ehkä enemmän toimintatavoista tehdä ja järjestää töitä, kuin ympäristöstä tai työtaakasta.

Asiat pois mielestä, ulkoiselle alustalle

David Allen tekee selväksi, että asioiden muistiin laittaminen on tärkein työkalu oman toiminnan kontrolloinnissa, tehokkuuden lisäämisessä ja rentouden säilyttämisessä työtaakan alla. Asiat pitää järjestää siten, että joka ainoa mielessä pyörivä asia laitetaan muistiin, oli se miltä elämän osa-alueelta tahansa. Tämä sen takia, että mielessä pyörivät ajatukset vievät tietoiselta ajattelulta tilaa työskennellä mahdollisesti tärkeämpien tehtävien parissa, jos ajatuksia on liikaa. Ihmiselle myös tulee useimmiten tekemättömät tehtävät tai unohtuneet asiat mieleen juuri silloin, kun niille ei voi tehdä mitään. Tällöin ihminen usein murehtii tekemättä jäänyttä asiaa, mutta ei kuitenkaan tee sille mitään. Tällainen toiminta ei ole tehokasta, mutta muistiin asian laittamalla olet kontrollissa siitä, että se tulee tehtyä.

Muistiin laittamisen pitäisi tapahtua aina jollekin luotettavalle, mielen ulkopuoliselle alustalle, jolle palataan jatkuvasti tarkastelemaan käsissä olevia tehtäviä ja ”avoimia lenkkejä”, kuten kirjassa sanotaan. Esimerkiksi jo tutuksi tullut Trello paremmin käytettynä voisi palvella erittäin hyvin tässä tarkoituksessa. Kun kaikki mielessä pyörivät asiat ja tehtävät on pantu muistiin ulkoiselle alustalle, tulee niiden yhteyteen kirjoittaa selventävästi, mikä tarkalleen on oma panos ja sitoutumisen aste kyseisessä tehtävässä ja kirjata myös ylös, mikä on seuraava konkreettinen askel siihen suuntaan, että tehtävä tulee loppuun suoritetuksi. Kun tehtävän on suorittanut loppuun, avoin lenkki sulkeutuu ja asia ei enää pyöri mielessä. Kun kaikkiin tehtäviin asioihin on kirjattu selkeä seuraava steppi ja niihin on vielä pantu muistutuksia, ne pomppaavat heti silmiini tehtävälistalta silmiin ja on helppo saattaa loppuun.  (Allen 2001)

Kirjaa lukiessa ja muistiin laittamisen ohjeeseen tutustuessa oli helppoa miettiä samalla joitain tehtäviä, jotka aiheuttavat omassa työarjessa erityisen paljon stressiä. Asioiden edellä mainitulla tavalla järjestämisestä tulee monille hyvän olon tunne. Tämä johtuu siitä, että ihminen tuntee olevansa ainakin hieman enemmän kontrollissa, fokusoitunut ja rentoutunut, kun asioiden kuvittelee olevan täydellisessä järjestyksessä, seuraavat selkeät stepit avattuna. Muistiin laittamisen ja asioiden kontrollin voi saada kirjan mukaan sellaiselle tasolle, että lopulta kaikki elämässä olevat asiat ovat jonkinlaisessa selkeässä järjestyksessä ja avattuina. Tunne silloin, on luultavasti melko paljon mahtavampi, kuin nyt kun vasta kuvittelee sitä.

5 työn suunnittelun vaihetta ja flow tila

David Allen esittelee viisi eri töiden suunnittelun ja tekemisen vaihetta, jotka toistuvat jossain muodossa meillä kaikilla.

1. Keräämme asiat, jotka vaativat huomiotamme
2. Prosessoimme mitä ne tarkoittavat ja mitä niille pitää tehdä
3. Organisoimme tulokset
4. Punnitsemme tuloksista nousseita vaihtoehtoja ja teemme valinnat
5. Teemme valitut asiat

(Allen 2001)

Jos mikä tahansa edellisistä viidestä kohdasta sakkaa, vaikuttaa se tehtävien lopputulokseen tai siihen, mitä päätämme ylipäätään alkaa tekemään. Monilla on taipumusta yrittää tehdä kaikki vaiheet kerralla yhden tehtävän kanssa, mutta siitä harvoin tulee mitään, koska loput asiat, ideat ja ajatukset ovat päässä järjestämättä ja ne häiritsevät keskittymistä.

Kerääminen

Eri tehtävien keräämisen, eli ensimmäisen vaiheen suorittaminen tarkasti on erittäin tärkeää. Jotta pääkoppa voi keskittyä täysillä yhteen käsillä olevaan tehtävään, täytyy sillä olla luotto siihen, että aivan KAIKKI asiat ovat kirjoitettuna ylös ja jokaisen asian seuraava konkreettinen steppi on määritetty.

Tehtävien prosessoiminen

Tehtävät ja asiat voidaan kirjan mukaan jakaa karkeasti kahteen osaan. Niihin, joille voi konkreettisesti tehdä jotain ja niihin, joille ei voi. Asioita, joille emme voi tehdä mitään, tulee päivän mittaan monille työntekijöille ja yrittäjille jatkuvasti. Tällaisia ovat erilaiset tiedotussähköpostit, joiden informaatio ei koske koko henkilöstöä, mutta joka silti häiritsee jokaista henkilöstön jäsentä työpäivän aikana, kun sähköposti kilahtaa saapuneet -laatikkoon. Proakatemialla ja Projektitoimisto Kajossa Slackissa tulee jatkuvasti informaatiota, joka ei vaadi itseltä välitöntä toimintaa, mutta katkaisee silti huomion. Tällaisille viesteille ja muille häiriötekijöille olisi hyvä löytää päivästä yksi aika, jolloin ne katsotaan kaikki kerralla. Toimintaa vaatimattomiinkin viesteihin kannattaa kiinnittää jollain tapaa huomiota, koska ne voivat sisältää informaatiota, joka mahdollisesti tulevaisuudessa vaatii toimintaa. (Allen 2016) Tällaisissa tapauksissa viestin lähettäjällä pitäisi kuitenkin olla vastuu uudelleen muistuttamisesta ja tehtävän kertomisesta, jotta selkeän tehtävän saa jälleen omalle tehtävälistalleen.

Tulosten organisointi ja punninta

Kun on saatu tuloksia siitä, mitkä tehtävät voidaan toteuttaa jollain toimenpiteellä, pitää vaihtoehtoiset toimenpiteet organisoida johonkin listaan ja päättää, mikä toimintatapa on paras. Kun paras toimintatapa on valittu, on seuraava konkreettinen steppi helppo kirjata ylös ja toteuttaa.

Edellä mainittujen toimintojen pohjalta Trellossa voisi olla toimenpidelista, jotka eivät ole tiukasti aikaan sidonnaisia. Päiväkohtaiset ”To-do” listat eivät toimi, koska jokaisessa työpäivässä voi tulla vastaan tilanne, minkä takia suunnitelmat muuttuvat. Tehtävien täytyy olla uudelleen organisoitavissa. Kalenterin täyttö päivittäisillä tehtävillä, joita siirrellään aina vain seuraaville päiville, on ajanhukkaa. Lisäksi on lannistavaa huomata, ettei saanutkaan ”tavoiteltua tulosta” aikaiseksi. (Allen 2001)

Toimenpidelistat eli ”action lists” ovat parempi tapa keskittyä työtehtäviin. Trellossakin olevat ominaisuudet tukevat sitä, että tehtäviä voi laittaa tärkeysjärjestykseen ilman, että niitä tarvitsee merkata päiväkohtaisesti tehtäviksi. Kun pitää koko ajan käsien ulottuvilla tehtävälistaa, jonne voi laittaa saman tien kaikki mieleen juolahtavat ja eteen sattuvat työtehtävät, ei asioiden deadlinetkaan tule niin nopeasti vastaan. Samalla säästyy kuitenkin päivittäisten to-do listojen kuormittavuudelta ja masentavuudelta.

Loppukiteytys

Esseeni David Allenin kirjasta Getting Things Done, on vasta pieni pintaraapaisu kaikkiin niihin työkaluihin, joita kirja tarjoaa. Mielestäni oman työntekoni haastavin asia on kuitenkin nimenomaan asioiden ylös otto jokaiselta elämäni osa-alueelta. Ensimmäinen askel oman työntekoni organisoimisessa ja stressin laskemisessa, onkin laittaa kaikki asiat Trelloon, jotka vaativat toimintaa. Lisäksi epätarkat ja huonosti mietityt to-do listat saavat jäädä historiaan. Aion ottaa testaukseen tulevan kesän ja syksyn aikana muitakin esseessä käsittelemättä jääneitä kirjan työkaluja. Vaikka kirja on painettu jo vuonna 2001, eli lähes 20 vuotta sitten, oli siinä olevat tiedot ja työkalut melko helposti integroitavissa nykyajan työnteon apukeinoihin ja menetelmiin. Ei ihme, että kirja on kansainvälinen bestseller. Suosittelen jokaisen huonosta tehtävien hallintakyvystä kärsivien tutustumaan kirjaan.

Lähteet:

Allen D, 2001. Getting Things Done – The Art of Stress-Free Productivity. United States of America. Penguin Books