Esimerkillistä tapahtumamuotoilua, Sport and Business Seminar 2019!

30.03.19 Esseen kirjoittaja: Karoliina Kovalainen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Onnistunut yritystapahtuma
Kirjan kirjoittaja: Johanna Catani
Kategoriat: Myynti, asiakkuudet ja verkostot, Oppiva organisaatio

Tapahtuma- ja palvelumuotoilu ovat 2020-luvun suurimpia trendejä, ja ovat sytyttäneet liekin minunkin sisälläni. Hyvässä tapahtumassa tunnelma, ohjelman sujuvuus, elämykset ja vieraiden vuorovaikutus ovat tasapainossa toistensa kanssa. Kun tapahtuma on onnistunut, kaikki osa-alueet tuntuvat kuuluvan yhteen ja tapahtuma kulkee omalla painollaan eteenpäin samalla, kun ihmiset viihtyvät toistensa seurassa ja nauttivat ohjelmasta.

Palvelumuotoilu oli huipussaan torstaina pääpäivänsä saaneessa Sport & Business Seminar 2019 -tapahtumassa. Aamu alkoi mukavasti, kun ovella vastassa oli yksi projektitiimiläisistä kättelemässä kunkin saapuvan asiakkaan. Ensivaikutelma tapahtumasta oli ihanan kotoisa ja vastaanottavainen, mikä onkin tärkeää, kun on kyse suuresta tapahtumasta. Narikkaan asteltiin punaista mattoa pitkin ja siellä vastassa oli myös iloinen asiakaspalvelija hymyssä suin. Seuraavaksi siirryttiin lipunvaihtoon, jossa kaksi pirteää asiakaspalvelijaa toivottivat tervetulleeksi ja ojensivat sekä minun että edustamani yrityksen nimellä varustetun kaulanauhan.

Lipunvaihdon jälkeen reippailtiin Tampere Areenan portaat ylös, ja yläpäässä oli jälleen vastassa iloinen tyyppi ohjeistamassa kahvilinjastolle aamukahvia sekä suklaata hakemaan. Verkostoituminen sai alkunsa jo heti aamusta, sillä paikalla oli jo paljon virkeää asiakaskuntaa nojailemassa pystypöytiin, joissa iloinen puheensorina jatkui loputtomiin ympäri hallin.

Itse ohjelma alkoi lempeä-äänisen Iiro Harjulan juonnolla mystisen himmeästi valaistulla lavalla. Iiro toivotti vierailijat tervetulleeksi, jonka jälkeen lavalle tuli vielä Elixian liikuntaohjaaja pitämään herättelevän aamujumppatuokion, joka sai yleisössä naurun solisemaan ja veren virtaamaan! Mukana aamujumpan soittolistalla oli sävelmiä rauhallisista aamujumppakipaleista aina We will rock you -kappaleen rytmeihin saakka. Voiko reippaammin aamun enää alkaa?

Aamujumpan jälkeen saapui tapahtuman ensimmäinen ja ehkä odotetuin puhuja, Jukka Jalonen lavalle. Jukka puhui huipputiimin rakentamisesta jääkiekossa. Hän puhui niin johtajan kuin tiimiläistenkin rooleista ja tehtävistä, jotta tiimi saadaan toimimaan. Tämä oli mukavan kevyt aloitus pitkälle päivälle!

Seuraava puhuja oli Olli-Pekka Kallasvuo, Nokian entinen toimitusjohtaja ja nykyinen bisnesguru. Kallasvuon puheenvuoron aiheena oli bisnes – urheilua sekin. Parhaiten jäi mieleen Olli-Pekan huumorintaju ja vertaus, jonka mukaan myyjät ovat tietysti yrityksen maalintekijöitä. Kallasvuon puheenvuoro päättyi SB-seminarin pääyhtestyökumppanin, Kallasvuon pitkäaikaisen ystävän, Riku Granatin kysymyksiin ja hiillostukseen Olli-Pekan historiasta Nokian toimitusjohtajana. Hauska yksityiskohta oli videopätkä, jossa huudetaan ”Show me the money”, jonka Granat kertoi hyvin kuvaavan Olli-Pekan ajatusmalleja bisneksessä.  Tuo hauska video oli kyllä mukava kevennys parin tunnin istumisen ja kuuntelun päätteeksi!

Ensimmäinen puolisko tapahtumasta päätettiin ensi vuoden puhujan, Mika Poutalan lyhyeen sneek peakiin tulevan vuoden aiheista. Oli hieno lisä tapahtumassa, että puhuja itse tuli kertomaan ensi vuoden puheenvuorostaan ja julkistamaan lipunmyynnin alkaneeksi. Näin asiakas saatiin varmasti sitoutettua paremmin ostamaan tulevan vuoden lippu, kun asiasta ei kertonut vain itse järjestäjä.

Tapahtuman palvelu oli jälleen huipussaan ruokatauolla. Mukava henkilökunta oli jutustelemassa vierailijoille ja pysyivät läsnä koko tauon ajan, jotta heille pystyi tarvittaessa esittämään kysymyksiä käytännöistä. Tauolla oli myös ohjelmaa, kun ammattilaiset olivat puhumassa tulevaisuuden trendistä, e-urheilusta paneelikeskustelun muodossa. Tarjolla oli myös hyvää, kotoisaa ruokaa, jota oli myös riittävästi.

Tauon ja itse seminaarinkin aikana narikassa tapahtui myös ihmeitä: narikan henkilökunta korjasi rikki olleita takkien ripustuslenkkejä! Aivan mahtava pieni yllätys olisi huomata seminaarista lähtiessään, että se ärsyttävä, rikkinäinen pikku pirulainen olikin kuin ihmeen kaupalla korjaantunut päivän aikana!

Päivä jatkui jouhevasti tauon jälkeen Vincit Oy:n henkilöstöjohtajan, Johanna Pystysen puheenvuorolla. Johanna kertoi mukavan rauhallisesti ja samalla erittäin ammattimaisesti Euroopan parhaaksi työpaikaksikin julkistetun Vincitin työnantajakuvasta ja työntekijöiden viihtyvyyden merkityksestä työn laadussa. Parhaiten Johannan puheenvuorosta jäi mieleen, miten hän puhui koko ajan ”meistä” eikä ”minusta”. Hän ei edes esitellyt itseään, vaan edustamansa yrityksen. Tuollaista me-henkistä ajattelua näkee valitettavan harvoin, mutta onneksi siinä petrataan nykyään jatkuvasti.

Viimeinen puhuja oli bisneskirjailija Petteri Kilpinen. Petteri kertoi tulevaisuuden johtajuuden ja työelämän trendeistä. Puheenvuoro oli todella inspiroiva, ja vaikka se kesti pitkään ja siihen oli sisällytetty todella paljon asiaa, oli sitä mukava kuunnella loppuun asti. Petteri puhui mieleenpainuvasti etenkin inspiroitumisen merkityksestä työn tehokkuudessa ja samalla työn laadussa.

Päivä päättyi verkostoitumiseen kahvittelujen yhteydessä. Vierailijoille oli tarjolla vielä pientä purtavaa, jotta kotimatka sujuisi mukavasti, eikä nälkäkiukku yllättäisi liikenteessäkään! Tästä seminaarista ei todellakaan tarvinnut lähteä nälkäisenä kotiin. Kotiin lähtiessä narikassa oli vastassa vieläkin iloista väkeä ja asiakas hyvästeltiin henkilökohtaisesti.

Tämän kokoluokan tapahtumasta luulisi olevan vaikeaa saada luotua ehjä ja kotoisa kokonaisuus, jossa asiakas viihtyisi pidempäänkin vain tunnelman vuoksi. Mielestäni pojat kuitenkin onnistuivat tapahtumamuotoilussa erinomaisesti. Puutteet nimittäin pyrittiin korjaamaan välittömästi niiden ilmaannuttua, ja mikäli jollekin ei voitu tehdä enää tässä vaiheessa mitään, se laitettiin talteen mietintämyssyyn ensi vuoden tapahtumaa varten.

Tapahtuman jälkeen olo on itselläkin hassulla tavalla tyhjä, vaikka en ollut osa projektitiimiä. Projektitiimin pojat saivat nimittäin tapahtuman hienosti tuotua osaksi Proakatemian isoa yhteisöä sitouttamalla paljon ihmisiä niin tapahtuman myyntiin, suunnitteluun kuin itse toteutukseenkin rakentamisesta asiakaspalveluun. Ei voi liikaa liioitella, kun sanoo että tapahtuma oli alusta loppuun asti onnistunut – tämä tapahtuma kun starttasi yhteisössämme jo siinä vaiheessa, kun pojat ostivat projektin vanhemmilta akatemialaisilta yhdeksän kuukautta sitten. Nyt se on tullut arvoiseensa päätökseen ja pian alkaa jo uuden tapahtuman suunnittelutyö. Kokonaisuutena onnistuneesti muotoiltu tapahtuma, pojat!

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Tagit: , , , , , , , , , ,

Keskustele artikkelista

2 kommenttia to “Esimerkillistä tapahtumamuotoilua, Sport and Business Seminar 2019!”

  1. Jenna Keskinen sanoo:

    Moikka Karoliina! Onpas todella hyvää tekstiä. Tuli tunne, kuin olisin elänyt tapahtumapäivän uudelleen. Teksti oli kerronnaltaan pitkä ajatellen yhden tapahtuman sisältöä, mutta minulle ei missään kohtaa tullut tunne, että olisit ainoastaan listannut päivän tapahtumat, vaan teit ne tekstin muodossa todeksi. Hienoa! 🙂

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
  2. Karoliina Kovalainen sanoo:

    Kiitos kivasta kommentista, Jenna! Tän tekstin ajatus olikin nimenomaan se, että saisin tuotua tapahtuman todeksi myös sellaiselle tyypille, joka ei ollut paikalla. Tunnelma- ja tapahtumamuotoilu on ennen kaikkea mielikuvien rakentamista, minkä takia halusin käyttää samaa teemaa niin sisällössä kuin ulosannissakin. Hauskinta esseetä tehdessä oli, että tää e-kirja ja poikien järjestämä tapahtuma myötäili toisiaan lähes täydellisesti! Jos haluat siis elää tapahtumapäivän vielä kerran uudelleen eri tavalla, niin lue ihmeessä toi kirja!

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!