Elämme yhteiskunnassa, jossa on koko ajan kiire ja täytyy suorittaa mahdollisimman paljo. Täytyy olla mukana kaikessa, harrastaa, seurata somea, kiire, kiire, kiire. Tunnetaan itsemme tehokkaiksi, koska jatkuvasti olemme menossa ja kun kaverin kanssa käydään kuulumiset, niin voidaan sanoa, että ”kiirettä on joo” ja se jos joku tuntuu hyvältä, sillä silloinhan juuri teet selvästi paljon. Verta pakkiin! Ei. Kiire on vain oire ja seuraus huonosta ajanhallinnasta. Jos olet kiireinen, et ole tehokas ja sitä asiaa käsittelen tässä tekstissä.

Itse lukeudun tähän porukkaan, joka aina kuulumisia kysyttäessä vastaa ”kiirettä pitää”. Miljoona rautaa tulessa ja jokaisessa asiassa täytyy olla mukana. Puhelin piippaa 24/7 ja jokaista somekanavaa täytyy seurata herkeämättä. En saa ikinä kuitenkaan mitään tehtyä ja tunnen itseni saamattomaksi.

Ihmisille on muodostunut jotenkin hyväksyvä asenne kiirettä kohtaan. Kiireellä voidaan selittää kaikki ja kaikki myöskin hyväksyvät sen selityksenä. Esimerkiksi jos kassajonossa kiilaat suoraa hihnalle jonon ohi, niin varmasti koko perässä oleva jono närkästyy ja alkaa asiasta räyhäämään, mutta jos huikkaat samalla kaikille, että sinulla on kiire, niin kaikille tämä on ”ihan ok”.

Kiire johtuu täysin järjestelemättömyydestä. Ihmisillä on kiire, koska otetaan satunnaisia hommia, eikä niille resursoida realistisesti aikaa niiden toteuttamiseen. Itseltään voi kysyä siis, että miksi ottaa jonkun asian tehtäväkseen ja mitä siltä saa. Tästä päästäänkin siis keskustelemaan yksilön omista arvoista ja niiden toteuttamisesta toiminnan kautta. Tärkeää olisi siis karsia kaikki ylimääräinen pois. Kaikki se, mikä ei anna sinulle mitään, eikä vie sinua yhtään mihinkään.

Tässä siis ajanhallinnan lyhyt 3 kohdan ohje: 1. Mieti omat arvosi 2. Karsi kaikki arvojesi ulkopuolella olevat asiat pois päiväjärjestyksestäsi. 3. Suunnittele tarkkaan koko elämisesi, ottaen huomioon aivan kaikki mahdollinen.

Äskeisessä on koko homma yksinkertaisuudessaan. Mutta miksi näin tehdään ja miten se tehdään, on hieman laajempi homma. Anna Perhon kirjassa ”antisäätäjä” annetaan alkuun seuraava kysymyspatteri, mihin vastaamalla, pääsee tarkastelemaan omaa arkeaan ja ajanhallintaansa.

Vastaa siis näihin:

”Aamulla herättyä, minä…

Saavuttuani toimistolle minä…

Iltapäivällä haluaisin…

Ajankäytössäni ovat pielessä…

Olen usein…

Minua stressaa päivittäin se, että…

Tästä seuraa, että…

Läheiseni ja työkaverini huomaavat sen varmasti siitä, että…

Toivoisin, että…

Tämän seurauksena olisin…

Ja kun minulla olisi enemmän aikaa, niin…

Toivon että ajankäyttöni on tulevaisuudessa niin hyvää, että…

Läheiseni huomaisivat sen siitä, että…

Uusista ajankäyttötavoistani olisi se hyöty että…

Jos aamuni alkaisi, kuten edellä toivoin, siitä seuraisi se että…

Jos saisin toimistossa työrauhan klo 8 – 10 siitä seuraisi, että…”

Ja jotta saisit vinkkejä ajan hallinnan parantamiseen, tulee miettiä siis myös niitä asioita, missä olet jo hyvä. Vastaa siis myös seuraaviin:

” Onnistun lähes aina tehtävissä, jotka…

Olen parhaimmillani tehtävissä, jotka…

Minulla on aina aikaa siihen että…

Osasin aikatauluttaa täysin nappiin…”

Lopuksi vielä pohdi tavoitteita ja sitä mitä arkesi olisi, jos ajanhallintasi olisi hyvää. Vastaa siis vielä näihin:

”Kun olen hyvä ajankäyttäjä, aamuni…

Kun ajankäyttöni työpaikalla olisi optimaalista, työkaverini huomaisivat sen siitä…

Kun työn ja vapaa-ajan välinen ajankäyttö on hanskassa, tulen huomaamaan sen siitä että…

Läheiseni huomaavat sen siitä että…”

Näiden kysymysten pohjalta pääset tarkastelemaan hieman ajankäyttöäsi ja se herättelee hieman ajattelemaan, millaisia vaikutuksia sillä on.

Tee tekemisestä tapa. Tehokas osaaminen syntyy harjoittelun ja toistojen kautta. Kun päätät tehdä jotain asioita, tee niistä tapa. Tutkimusten mukaan 16 kertaa tehty asia muuttuu tavaksi, jonka suorittaminen ei tunnu enää vaivaa vievältä, vaan on löytänyt paikkansa kalenterissa. Esimerkiksi kun lähdet kuntosalille, se tuntuu ensimmäiset 16 kertaa ”ylimääräiseltä tekemiseltä”, mutta tämän jälkeen se muodostuu jo arkeen kuuluvaksi tavaksi. Sama pätee, laskujen käsittelyyn, hopsaamiseen, tai ihan kirjojen lukemiseen.

Teknologia

Meillä on tapana syyttää teknologiaa ja somea yleensä kaikesta häirinnästä, mitä ajankäyttöömme tulee. Asia pitää osittain paikkansa. Todellisuudessa on vain hyväksyttävä se fakta, että kyse on kuitenkin meidän omasta käyttäytymisestä ja siitä, miten käytämme eri laitteita. Kärsimme hyvin suuresti ilmiöstä nimeltä FOMO, joka tulee sanosita ”fear of missing out”. Pelkäämme siis jäävämme ilman tai paitsi jostain asiasta, jos emme katso ilmoituksia ja muita somevälineitämme jatkuvasti. Kuvittelemme, että ryhmäkeskusteluun tullut viesti voi olla niin tärkeä, että jos emme lue sitä heti, niin jotain voi mennä ohi tai että jollakin on suuri hätä ja juuri sinun tulee olla häntä pelastamassa. Toki tällaista voi tapahtua, mutta sen todennäköisyys on minimaalinen. Jos jollakin on akuuttia asiaa, hän soittaa. Monet suuryritysten johtajatkin ovat lopettaneet jopa puheluiden vastaamiseen ja soittavat takaisin vasta sitten, kun on siihen aikaa. Meidän pitäisi selkeästi pitää ”somediettiä” jossa tietoisesti kontrolloimme omaa somen käyttöämme ja näin vähennämme vähitellen aivojemme tarvetta vilkuilla sitä. Kuitenkin itse näen tiimityöskentelyssä tärkeänä sisäisen viestinnän. Vaikka kirjassa käsketään pitämään puhelin kiinni, niin mielestäni täytyy olla jokin mahdollisuus viestiä koko tiimille, mikäli tulee sille akuuttia tarvetta.

Käytämme sosiaalista mediaa muutenkin melko haitallisesti. Jos emme vilkuile sitä jatkuvasti, käytämme sitä tauoilla ”rentoutumiseen”. Todellisuudessa se ei rentouta, vaan rasittaa aivoja entistä enemmän. Vastaanotamme jatkuvasti uutta tietoa sen kautta ja teemme pieniä mikropäätöksiä, jotka rasittavat päätämme todella paljon huomaamattamme, sillä ajattelemme sen olevan hyvää taukoajanvietettä. Todellisuudessa tauolla kuuluisi vain taukoilla ja olla käyttämättä aivoja ollenkaan.

Opi sanomaan ei

Puhuin aikaisemmin FOMOsta. Sen lisäksi, että se pätee viesteihin ja ilmoituksiin, niin se sopii myös tekemiseen. Itselle tämä on parin vuoden takaa erittäin tuttua. Lähdin kaikkeen mukaan mihin kysyttiin ja aina kun oli joku tapahtuma tai juttu mihin pääsi, niin olin aina menossa. Toki tämän ansiosta sain paljon kokemusta järjestöpuolelta ja tutustuin isoon määrään ihmisiä, mutta nämä ”projektit” olivat muutakin, kun pelkkiä kivoja kahvihetkiä kokouspöydässä. Hommia piti tehdä paljon ja aika oli aina kortilla. Monesti asiat jäivät puolitiehen tai ne tehtiin vasemmalla kädellä. Tästä sainkin hieman kommenttia aikanaan ja osasipa joku henkilö suomentaa tämän tavan ”CV-vammaksi”.

Opi siis sanomaan ei! Mieti oikeasti mikä on tärkeää ja tarkoituksen mukaista ja kieltäydy kaikesta muusta. On toki vaikeaa sanoa ei, kun kaverisi kutsuu sinut lemmikkileguaaninsa nimipäiville, vaikka samaan aikaan pitäisi olla kirjoittamassa raporttia asiakkaalle. Meidän on vaikeaa sanoa ei, koska meillä on luontainen taipumus auttaa ja olla muille ihmisille mieliksi. Täytyy uskaltaa olla hieman epäkohtelias, jotta voi kieltäytyä projekteista, johon sinua halutaan kovasti mukaan, vaikka ne eivät oikeasti opeta sinulle mitään tai vie sinua minnekään. Oikeasti emme väsy työhön, vaan järjestelemättömään kiireeseen, joka koostuu miljoonasta palasesta ja siitä ettemme tiedä, mikä on riittävästi ja oleellista. Kun sanot kaikelle ei, opit sanomaan oikeille asioille kyllä.

Tee vain arvojesi mukaisia asioita

Meillä kaikilla on jotkut arvot. Tiimien kanssa niitä on käyty läpi ja koitettu muodostaa niiden pohjalta tiimille arvot. Akatemialla ainakin olen huomannut arvojen olevan se yksi kärki, jolla koko touhua viedään eteenpäin ja joka sitä ohjailee hyvin vahvasti. Alusta asti puhuttiin siitä, kuinka ei pidä tehdä sellaisia asioita joista ei pidä ja ettei pidä lukea kirjoja jotka eivät kiinnosta. Nämä asiat pohjautuvat arvoihin, eli siihen, mitkä asiat koemme tarpeelliseksi saavuttaa, jotta olisimme lopulta ”valmiita”. Ne liittyvät niihin unelmiin ja siihen mitä haluamme saavuttaa. Tee vain sellaisia asioita, jotka vievät sinua eteenpäin, kun tekemisesi pohjaa arvoihisi, muuttuu tekeminen heti mielekkäämmäksi.

Katso to-do listaasi ja siinä olevia tehtäviä. Onko niistä kaikki sellaisia, joiden tekeminen vie sinua eteenpäin? Onko se siis tarpeellinen? Mitä seuraisi, jos et tekisi sitä? Tekemisestä täytyy olla sinulle siis jotain hyötyä ja sen täytyy viedä sinua kohti unelmaasi ja kuten Vesa Keskinen on joskus lausunut ”On tärkeää unelmoida. Vielä tärkeämpää on kirkastaa unelmansa, luoda siitä tavoitteita ja lähteä tekemään kovaa työtä niiden saavuttamiseksi” tämä ei toteudu, jos täytät kalenterisi merkityksettömillä asioilla.

On tärkeää asettaa paljon pieniä konkreettisia tavoitteita, joita on helppo mitata ja ne näkyvät selvästi, sillä tavoitteiden saavuttaminen luo onnistumisen iloa ja lisää motivaatiota. Jos otat tavoitteeksi kirjoittaa kirjaesseen, tuntuu se osittain puuduttavalta ja tylsältä, koska ei tunne saavansa asioita aikaiseksi. Sen sijaan, jos asetat lyhyemmällä aikaa tavoitteeksi kirjoittaa yhden luvun kirjaesseetä, saat lyhyemmällä aikaa onnistumisen ja saavuttamisen tunteen pienemmällä vaivalla. Ihmisen aivot tarvitsevat näitä tunteita jaksaakseen ja motivoituakseen.

Selkeytä tekemisesi

Ihmisen aivot ovat monimutkikas juttu. Siellä on paljon asioita, eri lohkoja, se tekee paljon asioita ja sisältää ajatuksia. Aivojen osittain aiheuttama arki, arvot, tehtävät, muistamiset ja kaikki muu on ihmisellä myös monimutkikasta. Kun tämä monimutkikas asia laitetaan monimutkikkaaseen elimeen, syntyy todella monimutkikas asia. Monimutkikasta, eikö?

Aivot ovat myös rajalliset. Pystyt käsittelemään vain tietyn määrän dataa ja muistamaan sen. Aivojen jaksaminen on myös rajallista ja nykyisessä yhteiskunnassa niitä kuormitetaan liikaa ja aivan suotta. Tämä ilmenee nousevina tilastoina mielenterveysongelmissa ja loppuun palamisissa. Tästä syystä on tärkeää ulkoistaa ja vähentää aivojen työtaakkaa. Yksinkertaista on kirjata kaikki muistamisen arvoinen ylös jonnekin, jolloin saat sen pois mielestäsi, eikä tarvitse miettiä ”mitäs mun piti tehdä”, kun voit tarkistaa sen helposti kalenterista tai muistiinpanoista. Näinkin yksinkertainen asia on monesti jäänyt ihmisiltä unholaan, vaikka se on todella yksinkertainen ja tärkeä asia. Tätä on helppo verrata kaupassa käyntiin. Itse en yleensä tee kauppalappua, kun lähden kauppaan. Tavallisesti aamulla katson jääkaappia, totean maidon olevan loppu ja päätän käydä lähikaupassa, kun palaan iltapäivällä päivän päätteeksi kotiin. Monesti iltapäivällä unohdan kuitenkin mennä kauppaan, vaikka kuljen 10m päästä sen ovista ohi kohti kotia. Jos kuitenkin muistan mennä kauppaan, alan miettimään, että tarvitseeko ostaa jotain muuta ja pyörin 20 minuuttia edestakaisin hyllyjen välissä miettien tarvitsenko jotain. Tilanne päättyy usein siihen, että ostan vähän hedelmiä ja paketin siipiä ajatellen illan syömistäni ja unohdan vielä sen maidon, mitä tulin hakemaan. Kotona totean tämän ja samalla tajuan, että illaksi olin sopinut meneväni vanhemmilleni syömään, enkä siis olisi tarvinnut ostaa ruokaa illalle.

Toinen hieman parempi versio: Arvioin kauanko yksi maitopurkki kestää ja suunnittelen paria päivää ennemmin, minä päivänä käyn kaupassa. Merkkaan kalenteriin ylös, milloinka käyn kaupassa ja varaan siihen reilusti aikaa. Ennen kauppaan lähtöä katson mitä jääkaapista puuttuu tai on loppumassa ja samalla suunnittelen mitä syön ennen seuraavaa kaupassa käyntiä ja teen sen perusteella itselleni kauppalistan. Järjestelen tuotteet listalle jopa siinä järjestyksessä, mitenkä kierrän kaupan ruokaosastot, jottei tarvitse mennä isossa kaupassa edestakaisin. Lähden kauppaan, kierrän kaupan keräten kaiken tarvittavan ja poistun tyytyväisenä kotiin. Mitään ei unohtunut, aikaa ei kulunut ylimääräiseen, käynti oli miellyttävä ja seuraavan kerran kaupassa tarvitsee käydä vasta ensiviikolla.

Tässä oli esimerkki siitä, kuinka suunnittelu muuttaa työskentelyä tehokkaammaksi. Kun asiat ovat paperilla muistissa, ei tarvitse ajatella ja stressata, vaan voi keskittyä itse tekemiseen. Sama pätee kaikessa muussakin arjen työskentelyssä. Kirjoita siis tehtävälistaa ja sijoita ne kalenteriin. Kalenterissa on hyvä olla ylhäällä tarkkaan seuraavat pari viikkoa, jossa on merkattu aikaikkunat niin työlle, liikunnalle, kuin myös levolle. Tällaisella suunnittelulla pidät huolen siitä, että sinulla on myös vapaa aikaa ja pidät huolta itsestäsi.

Aivoilla on myös olemassa oman ruokaympyrä, joka koostuu 8 eri osa-alueesta: uni, liikkuminen, vaikeisiin asioihin keskittyminen, leikkiaika, ihmissuhdeaika, pohdiskeluaika ja oloaika. Huomaa, että vain yksi osa alue on tarkoitettu raskaalle uurtamiselle, eli vaikeiden asioiden pureskelulle. Ihmiselle on tyypillistä uhrata aikaa yöunilta, liikunnalta, rentoutumiselta ja sosiaaliselta ajalta ja se on pidemmän päälle tuhoisaa. Kyseinen toiminta tekee sinusta tehottoman ja polttaa lopulta loppuun. Nyt mietit varmaan että ”mutta eihän sitten riitä aika, kun on hommia ja kauhea kiire” se on ihan oma syysi. Karsi pois liika tekemine, sillä tulee ymmärtää, että olet ihminen ja kapasiteettisi on rajallinen. Tärkeämpää kuin että päätät mitä teet, on se mitä et tee. Pyri siis tekemään vähemmän, silloin saat aikaan enemmän. Karsiessa kannattaa miettiä aina sitä, että mitä tapahtuisi, jos et tekisi jotain asiaa, mikä on tehtävälistalla. Jos vastaukseksi ei tule mitään hälyttävää tai akuuttia, niin siirrä sitä, tai parhaimmillaan poista se kokonaan. Kun olet mukana kaikessa ja teet paljon kaikkea, et todellisuudessa saa tehtyä mitään, etkä varsinkaan kunnolla. Ota kerralla 1 tai maksimissaan 2 projektia mitä teet ja mieluusti niitäkin yhtäjaksoisesti. Eihän siitä tule mitään, jos esimerkiksi kauppareissulla yrittäisit kirjoittaa kirjaesseetä.

Jos joskus huomaat olevasi kiireessä toimi seuraavasti: pysähdy miettimään tehtävälistaasi, selkeytä mitä ne sisältävät ja mitä vaikutuksia on niiden tekemisellä tai tekemättä jättämisellä, priorisoi ja päätä mitä teet.

Stressi

Stressi on ihmisen luontainen reaktio tiettyihin asioihin ja on alun perin kehittynyt tehostamaan ihmisen toimintoja hetkellisesti tarvittavassa tilanteessa tietyistä ärsykkeistä. Nykyään olemme jatkuvassa stressitilassa, sillä ympäristömme syöttää meille stressiä laukaisevia ärsykkeitä jatkuvasti. Et voi poistaa stressiä kokonaan, mutta voit vähentää sitä tietyillä keinoilla. Loppupeleissä stressin kanssa kamppailu, on kuin köydenvetoa seinän kanssa. Voit vetää kuinka lujaa tahansa, mutta se ei mihinkään hievahda ja lopulta väsyt itse, etkä jaksa enää mitään muutakaan. Sen sijaan, että yrittäisit poistaa stressin ja taistella sitä vastaan, kannattaa ennemmin lopettaa köydenveto ja keskittyä omaan jaksamiseen. Stressiä kun et voi kokonaan poistaa, niin kannattaa ennemmin keskittyä siihen, miten jaksat sietää sitä. Tähän asiaan on muutamia helppojakin tapoja, mitä voit tehdä edistääksesi omaa hyvinvointiasi. Esimerkiksi puhelimen sulkeminen työskentelyn ajaksi auttaa heti, sillä kaikki hälinä ja viestin merkkiäänet antavat elimistöllesi ärsykkeitä, jotka nostavat stressitasoasi puolitietämättäsi. Kannattaa siis hakeutua aina ympäristöön, mikä on hiljainen ja sulkea kaikki laitteet. Kaikki hälinä, piippaukset, viestinmerkkiäänet ja kaikki äänet häiritsevät meitä tahtomattamme. Siitä seuraa reaktiivista S.V.A.M.P. oireilua, joka tulee sanoista: stressi, vaeltava mieli, aina online, multitasking ja paineet. Multitasking on haitallista toimintaa ja tutkitusti se heikentää työtehoa 40%. Lopeta siis se!

Lopeta siis ainainen sekoilu ja säätäminen. Oikealla työskentelytavalla olet tehokkaampi ja hyvinvointisi paranee. Lopetan tekstin hyvin yksinkertaiseen ja koko esseen kiteyttävään Jari Sarasvuon tehokkaan työskentelyn lyhyeen oppimäärään: 1. Suunnittele työsi. 2. Työskentele suunnitelmasi. 3. Sovi mitä tehdään. 4. Tee mitä sovitaan.