Blogiessee: Mikä juhlissa maksaa ja mistä pääsylipun hinta koostuu?

16.04.19 Esseen kirjoittaja: Susanna Leinonen
Kirjapisteet: 1
Kirja: -
Kirjan kirjoittaja: -
Kategoriat: Erikoistuminen toimialalle

Julkaistu proakatemia20v -nettisivun blogissa 8.4.2019 https://proakatemia20v.fi/blog/

Aiemmin Minna kirjoitti tänne blogiin, että mikä juhlissa oikein maksaa ja mihin tarvitsemme sponsoreita. Minna avasi loistavasti, että juhlat vaativat paljon muutakin kuin vain juhlatilan, ruuan ja esiintyjät. Ja kaikki maksaa. Varsinkin, kun haluamme tehdä Proakatemian historian upeimmat ja kauneimmat juhlat. Sen takia tarvitsemme sponsoreita ja sen takia budjetin hallinta on ollut todella tarkkaa puuhaa.

Kävimme perjantaina 5.4. yritysvierailulla tapahtumien suunnittelu- ja toteutustoimisto InSitu Oy:ssä. Siellä meidät otti lämpimästi vastaan Tommi Saarela, joka on tehnyt töitä tapahtumatuotannon parissa jo 15 vuotta. InSitu Oy on Tommi Saarelan ja hänen yhtiökumppaninsa Ari Kauppisen yhteinen yritys ja on ollut toiminnassa kolme vuotta. He toteuttavat tapahtumia aina asiakaslähtöisesti ja suurin osa heidän asiakaskunnastaan koostuukin kanta-asiakkaista.

Tommilta saimme loistavaa sparrailua juhliamme varten. InSitulle Pakkahuone on tilana erittäin tuttu ja Tommi kehuikin sitä, että se on yksi loistavimmista paikoista Tampereella, johon pystyy suunnittelemaan upeat ja toimivat juhlat suurelle joukolle. Meidän tapauksessamme siis 400 hengelle. Näytimme hänelle suunnitelmiamme sen suhteen, miten olimme ajatelleet, että laittaisimme tilaan pöydät, buffetin, kuvausseinän sekä muut asiat, mitä haluamme juhliin. Tommi nosti esiin loistavia pointteja siitä, että onkohan sittenkään toimivin ratkaisu, että suunnittelemme tilaan pitkiä pöytiä ja buffettia tilan takaosaan. InSitulla on käytössään 3D-ohjelmisto, jolla on helppoa ja nopeaa suunnitella erilaisia toteutuksia tilankäytön suhteen. Tommi näytti meille erään heidän toteutuksistaan, jonka he olivat Pakkahuoneelle tehneet. Ohjelmiston avulla meille selvisivät tilan sekä pöytien mittasuhteet entistä paremmin ja se saikin meidät tekemään vielä uusia suunnitelmia toteutuksen suhteen.

Entäs sitten se raha? Kysyin, että millaisella budjetilla he yleensä suunnittelevat isoja illallisjuhlia. Tommi sanoi, että noin 400 hengen juhlissa budjetti on 150 euroa henkilöä kohden ja siitä ylöspäin. Hän mainitsi, että ruokaan kannattaa vähimmillään budjetoida 20 euroa ja siihen tietysti juomat päälle. Tämä tieto oli meille kultaakin kalliimpaa! Meillä ruokiin, ruokajuomiin, kahviin ja jälkiruokaan on budjetoitu 59 euroa/henkilö. Olemme tehneet kaikkemme, että olemme saaneet kulut mahdollisimman pieniksi ja tarkastelemme budjettiamme kriittisin silmin koko ajan.

Juhlien lipunmyynti aukeaa aivan pian. Ensimmäiseksi myymme liput alumneille ja lipun hinta on 89 euroa (sis. alv 10%). Tällä matematiikalla juhliemme budjetti on tällä hetkellä miinuksen puolella melkein 13 000 euroa. Ja tuohon päälle vielä useiden tuhansien eurojen alv-maksut! Voitte uskoa, että teemme kaikkemme, jottei juhlien budjetti karkaa käsistä ja karsimme koko ajan kaikessa, mikä ei ole aivan välttämätöntä juhlien kannalta. Mutta toki haluamme, että juhlatila myös näyttää kauniilta ja unohtumattomalta, joten siihenkin tarvitsemme rahaa.

Me projektitiiminä emme ole koskaan aiemmin tehneet mitään näin suurta ennen ja kaikki ketkä ovat meitä auttaneet ja sparranneet ovat olleet korvaamaton apu. Kiitos siis ihan jokaiselle ideointi-iltoihin ja workshoppiin osallistuneelle! Kiitos myös niistä lukuisista kysymyksistä ja vinkeistä, joita olemme matkan varrella saaneet! Me suunnittelemme näitä juhlia rakkaudesta yhteisöämme kohtaan.

Haluamme edelleen, että toimintamme olisi mahdollisimman avointa ja läpinäkyvää, joten vastaammekin mielellämme kaikkiin kysymyksiin, mitä teille matkan varrella mahdollisesti herää. Kysymyksiä voit lähettää meille esimerkiksi Instagram-tilimme kautta, @proakatemia20v. Tilimme kannattaa ottaa seurantaan, sillä siellä järjestämme kyselyjä ja äänestyksiä juhlien suunnitteluun liittyen sitä mukaa, kun suunnitelmat etenevät.

Kevätterveisin Sussi

LÄHDE:

Saarela, T. tapahtumatuottaja. 2019. Haastattelu 5.4.2019. Haastattelijat Leinonen, S., Servo, J., Sievers, C. Tampere. InSitu Oy.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Tagit: , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!