Avaimia ajankäytön parempaan hallintaan

07.09.15 Esseen kirjoittaja: Removed User
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tehokas ajankäyttö – vähemmän stressiä, enemmän tuloksia
Kirjan kirjoittaja: Iina Rytikangas
Kategoriat: Johtaminen

Valitsin ajankäytön hallinnan esseeni aiheeksi, sillä koin, että jo ensimmäisenä TAMK-vuotena liiketaloutta opiskellessani alkoivat kiire ja stressi vaivaamaan. Tätä esseetä kirjoittaessani oivalsin monta hyvää seikkaa stressinhäivytykseen, ja nyt esittelen niistä muutamia.

Priorisointi

Asioiden ja työtehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen on yksi ajanhallinnan kulmakivistä. Priorisoinnissa kompastuu monesti siihen, ettei todellisuudessa tiedä mikä tai mitkä asiat olisivat todella tärkeimpiä, vaan sorrutaan tekemään ensin kiireisimmät tai helpoimmat tehtävät. Tai ne tehtävät, jotka ovat järjestyksessä seuraavia. Todellisuudessa priorisoijan pitää miettiä sitä, kuuluuko työtehtävä hänen avaintehtäviinsä, tukeeko tehtävä laajempia tavoitteita, mikä on tehtävän arvo rahana tai muuna laatuna, vaikuttaako tehtävä muiden työtehtäviin ja onko tehtävän suorittaminen myöhemmässä vaiheessa työläämpää.

Eräs perinteinen priorisoinnin keino on ABC-jako. Työtehtävät asetetaan lokeroihin sen mukaan, miten tärkeitä ne ovat tuloksen, tavoitteiden ja tulevaisuuden menestymisen kannalta. A-lokerossa on kaikkein olennaisimmat työtehtävät tuloksen ja tavoitteiden kannalta, ja niihin panostetaan aikaa ja energiaa 80-100 prosenttisesti. B-lokeroon päätyy työt, jotka ovat välttämättömiä, mutta joiden tulosvaikutus on pienempi. Näihin tehtäviin käytetään kohtalaisesti aikaa ja energiaa, ja suorituspanos voi olla luokkaa 60-80 %. C-ryhmään kuuluvat työt, jotka ovat tuloksen kannalta vähäpätöisiä. Näiden tehtävien kohdalla pitää miettiä, tekeekö niitä ollenkaan vai delegoiko ne eteenpäin, sekä miten paljon aikaa ja energiaa niiden tekemiseen käyttää. C-ryhmän kohdalla suorituspanos voi olla 0-60 %, sillä yleensä loppuviimeistelyt ovat turhia ja riittää että tehtävät on vain tehty. Omalle kohdalleni ABC-luokittelu on juuri sopiva, sillä sorrun helposti perfektionismiin ja viilaan jokaista dokumenttia kunnes olen siihen täysin tyytyväinen. Kunhan luokittelu on tehty, voin keskittyä A-hommiin täysillä ja tehdä C-hommat rennommalla otteella.

Suunnittelu ja delegointi

Kun priorisointi on tehty, voidaan erottaa joukosta ne työtehtävät, jotka pystyy delegoimaan. Delegoiminen kannattaa, sillä silloin itselleen jää aikaa tärkeämpiin, tuloksen ja tavoitteiden kannalta olennaisiin asioihin. Delegoinnissa vaarana on, että annetaan liian tarkat, vaihe vaiheelta kirjoitetut ohjeet siitä, kuinka työtehtävä pitäisi hoitaa. Tällöin tehtävänsaajan motivaatio ja sitoutuminen on alhainen, eikä sen suorittamisessa ole mieltä. Delegoijan olisikin parempi keskittyä halutun lopputuloksen saavuttamiseen, ja antaa toiselle vapaammat kädet työtehtävän tekemiseen. Työtehtävän lisäksi siis myös vallan ja vastuun täytyy siirtyä.

Kun työtehtävät on asetettu tärkeysjärjestykseen ja niistä osa on jo delegoitu, on aika tehdä suunnitelma asioiden etenemisestä. Suunnitelmat on tärkeä kirjoittaa ylös, sillä mielessä haudotut ideat ja suunnitelmat kuormittavat mieltä ja aiheuttavat stressiä. Tehdään siis to-do-lista. Listalle kerätään keskeneräiset asiat ja niille mietitään samalla haluttu lopputulos. Esimerkiksi to-do: illallinen, haluttu lopputulos: täydet vatsat. Seuraavaksi mietitään minkälaista toimintaa asian loppuun saattaminen vaatii. Esimerkiksi: mieti menu, käy kaupassa, pilko sipuli jne.  Työvaiheiden suorittamiselle täytyy varata riittävästi aikaa, jotta estetään kiireen syntyminen. Aikataulutusta suunnitellessa on tärkeää pitää mielessä parkinsonin laki, jonka mukaan työtehtävien tekemiseen menee juuri se aika, joka niiden tekemiseen on määrätty. Esimerkiksi jos projektin deadline on puolen vuoden päästä, se valmistuu puolen vuoden päästä, ei aiemmin. Tämän väitteen allekirjoitan itsekin, sillä olen sen käytännössä huomannut.

Suunnittelu vaatii ennakointia, mihin liittyy myös Paasikivi-menetelmä, jossa asiat hoidetaan tarpeettoman aikaisin, eikä jätetä deadline-päivään. Aikaisin tekeminen antaa pelivaraa, mahdolliset yllätykset ja poissaolot eivät tee haittaa, eikä asia paina mieltä. Lisäksi asioiden viime tippaan jättäminen aiheuttaa kiirettä ja stressiä, eikä viime hetkillä ole enää mahdollisuutta tehdä kunnollista selvitystyötä tai pyytää apua ja neuvoja. Olen itse huomannut, että etukäteen tekeminen kannattaa: ehtii tekemään kunnolla taustatutkimusta, ja aivot pääsevät työstämään aihetta jo ennen kuin edes laittaa kynän paperiin.

Tehokas työajan käyttö

Rytikankaan mukaan jokaisella meistä on oma sisäänrakennettu paras aika tehdä töitä. Tähän aikaan kannattaa tehdä kaikki hankalat, tärkeät ja eniten aikaa vievät työtehtävät. Omalla kohdallani tehokkain aika on ehdottomasti aamupäivällä: tällöin teen luomista vaativia töitä ja iltapäivällä keskityn esimerkiksi tutkimustyöhön ja aineistojen lukemiseen.

Työaikaan kuuluvat myös tauot: tauon aikana aivot saavat hetken aikaa sulatella tehtyä ja valmistautua seuraavaan työtehtävään. Lyhyttä taukoa haluaville suosittelen nettisivua nimeltä donothingfor2minutes.com. Sivustolla on kahden minuutin ajastin, kuva aallokosta ja kaiuttimista kuuluu aaltojen vaimea pauke. Jos koskettaa hiirtä tai näppäimistöä, ajastin alkaa kulkea taas alusta. Olen itsekin tätä esseetä kirjoittaessani vieraillut tuolla nettisivulla, kun olen esimerkiksi saanut kappaleen kirjoitettua ja se pitäisi oikolukea. Kahden minuutin mitään tekemättömyys kirkastaa aivot, ja oikoluku onnistuu huomattavasti paremmin.

Tavallisesti työaikaan sisältyy valitettavasti myös hukka-aikoja ja ajanryöstäjiä. Hukka-aikaa on ne vähemmän tärkeät tekemiset, mitkä eivät tuota lisäarvoa, esim. kahteen kertaan tekemiset, unohtelut ja väärinymmärtämiset, tiedon ja tarvittavien papereiden etsimiset, perfektionismi, myöhästymiset jne. Tavallisimpia ajanryöstäjiä ovat mm. puhelin, sähköposti, keskeytykset, kokoukset. Hukka-aikoja voi vähentää suunnittelulla, sekä esimerkiksi toimimalla huolellisesti, hoitamalla arkistoinnin kuntoon ja ylläpitämällä sitä ja hyväksymällä sen, että joskus on ok olla riittävän hyvä. Ajanryöstäjiä voidaan välttää ainakin siten, että pidetään puhelin äänettömällä ja tarkistetaan sähköpostit vain 2-3 krt päivässä.

Siinä vaiheessa kun kaikki nämä vinkit on käytetty, tulisi työpäivän soljua ilman kiirettä ja stressiä. Tällöin työtehtävät on hyvin priorisoitu, mahdollisesti delegoitu, suunniteltu ja tehty tehokkaasti. Esseen ohjeet on laadittu työelämää silmällä pitäen, mutta pienellä muokkauksella ne soveltuvat hyvin työssäkäyvän opiskelijankin arkeen. Itse aion hyödyntää tätä koko tehostamisprosessia tulevissa projekteissa ja opiskelussa muutenkin.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 1.0/5 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Avaimia ajankäytön parempaan hallintaan, 1.0 out of 5 based on 1 rating Tagit: ,

Keskustele artikkelista

1 kommentti to “Avaimia ajankäytön parempaan hallintaan”

  1. Liisa Heinonen sanoo:

    Itsensä ja oman ajankäyttönsä hallinta ovat keskeisiä taitoja elämässä selviämiseen. Hyvä, että olet päättänyt hankkia näitä taitoja heti opintojen alkupuolella. Toivottavasti pystyt kehittämään näistä itsellesi sopivan työkalupakin, jolla voit tehostaa omaa työskentelyäsi.

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!