Apua ajanhallintaan

02.04.17 Esseen kirjoittaja: Sara Kauppinen
Kirjapisteet: 2
Kirja:
Kirjan kirjoittaja: Henkka Hyppönen
Kategoriat: Johtaminen, Luovat tuotteet ja liiketoimintamallit, Oppiva organisaatio

Joudun jatkuvasti taistelemaan ajanhallintataitojeni ja järjestelmättömyyteni kanssa. Monista liikkuvista osista rakentuva arki on helpompaa, kun kalenteri on kunnossa ja osaa antaa itselleen rehellistä palautetta suoriutumisesta. Olen pyrkinyt käyttämään useampaa työkalua ja menetelmää, jotta arki pysyy helpommin järjestyksessä, eivätkä pienet suorittamiset veisi liikaa voimavaroja tärkeimmistä asioista. Katselin Speakersforumin haastatteluvideoita, joista Henkka Hyppösen (luova johtaja) puheenvuoro antoi lisää työkaluja käyttööni.

Hyppönen on palkittu puhuja, jonka erityisiin kiinnostuksen kohteisiin liittyy muun muassa yrityskulttuuri ja henkilökohtainen kehittyminen. Nämä kaksi teemaa nivoutuvat hyvin yhteen, sillä erityisesti esimiesasemassa olevalle tai sinne pyrkivälle ihmiselle henkilökohtainen kehittäminen on asia, mikä vaikuttaa koko yrityskulttuurin kehittämiseen. Johtajuus on nykypäivänä paljon esimerkillä johtamista.

Mitä Henkan mukaan sitten voisin tehdä paremmin tehostaakseni omaa ajankäyttöäni ja kehittymistäni?

Ensimmäinen asia, joka puheenvuorosta jäi mieleeni, oli asia jota harvemmin tulee mietittyä enempää. Puheenvuorossaan hän sanoi, että työpaikalle ei kuulu tulla heräilemään. Herää kotona, ja ole skarppina siinä vaiheessa kun olet kollegoidesi tai asiakkaan edessä. Tätä harvemmin ehkä pidetään työyhteisöissä suurena ongelmana. Samalla se vaikuttaa koko työyhteisöön varmasti jossain määrin. Hyvä esimies tai työkaveri ei ole se, joka tulee töihin jakamaan väsynyttä ilmapiiriä. Aamulla ennen kotoa lähtöä olisi asiallista rakentaa energia tulevalle päivälle. Tapa voi olla vaikka hyvä musiikki, aamupala tai liikunta.

Henkan vinkki tehokkaaseen ajanhallintaan oli kalenterin tarkka täyttäminen tehtävillä, jotka luonteeltaan tai suuruudeltaan sopii hyvin yhteen. Aina on enemmän tekemistä, kuin ehtii tehdä. Ylimääräisen stressin kannalta on hyvä valita valmiiksi ne asiat, jotka aikoo tehdä tänään, ja loput jättää suosiolla tuleville päiville. Se, että asiat ovat luonteeltaan samankaltaisia helpottaa omaa fokusta. Esimerkkinä omasta arjestani voisin sanoa, että juontaminen ja esiintyminen sopii huomattavasti paremmin asiakastapaamisen kanssa samalle päivälle, kuin esseen kirjoittaminen. Esseen kirjoittamiselle ja kirjojen lukemiselle voisi valita päivän, jolloin työskentelee tietokonehommissa tai tekee suunnittelutyötä.

Päivän päätteeksi on aina hyvä koota päivän tapahtumista pieni palaute itselleen. Kun tehtäviä on paljon, onnistumiset ja epäonnistumiset tapahtuvat toinen toisensa perään. Jos niihin ei päivän päätteeksi palaa, todennäköisesti ne unohtuvat ja jatkossa toistat samat virheet. Kun otat päivän opit talteen, on mahdollisuus kehittyä tekemisissään seuraavalla kerralla.
Kalenterin valmistelemiseen Hyppönen käytti itse Jari Sarasvuon työkalua, jossa kirjoitetaan kaikki tehtävät ylös. Sen jälkeen tehtävistä aletaan karsia asioita tärkeysjärjestyksessä. Tämä helpottaa taas kalenterin täyttämistä. Päivän päätteeksi itsensä kanssa käydyn palautekeskustelun jälkeen voi tehdä ennusteen tulevalle päivälle. Miltä kalenterin tehtäväluettelo näyttää, ja miten luulet tehtävissä onnistuvasi?

Palaute on Hyppösen mukaan ainut tapa ohjata ihmistä. Tavoitteet tietenkin vievät meitä eteenpäin ja niitä on oltava, mutta samalla ne ovat muuttuvia. Muilta saatu palaute taas kehittää meitä ja tavoitteitamme. Pyri aina ottamaan palautetta vastaan, siis aina kun mahdollista. Proakatemialla uskon, että tässä meillä olisi yhteisönä paljon parannettavan varaa. Palautteenannolle tulisi olla avoin ympäristö, jotta voisimme kehittää toinen toistamme tehokkaammin eteenpäin. Enkä tällä tarkoita vain rakentavaa palautetta. Positiivinen palaute on yhtä lailla kullan arvoista. Vai kuinka voimme tietää onnistuneemme, jollei joku siitä mainitse?

Usein Proakatemialla puhutaan siitä, ettei siellä kuulu nuokkua kymmentä tuntia päivässä, eikä yrittäjän tarvitse työskennellä viikonloppuisin. On osattava pitää myös vapaapäiviä. Olen itse ollut asiasta vähän eri mieltä, ja katsomani haastattelun jälkeen tajusin huojentuen, että Henkka Hyppönen on kanssani samaa mieltä! Henkalle työ on harrastus. Vaikka tehtävälista on hyvä tehdä joka päivälle, niin se ei tarkoita, etteikö töitä voisi tehdä sen lisäksi viikonloppuna tai vaikka keskellä yötä. Toki tätä aihetta ei voi lähestyä mustavalkoisesti, mutta omiin tavoitteisiini kuuluu selvästi, että haluan työni olevan minulle harrastus. Siinä on oltava sellaisia elementtejä, että herään vaikka keskellä yötä ideoimaan ilman, että se tuntuu työnteolta.

Sen lisäksi, että olen aiheeseen perehdyttyäni entistä suurempi Henkka-fani, sain myös uusia työkaluja ajanhallintataitojeni kehittämiseen. Aion ottaa keinot käyttöön pienin askelin. Kun tavat rutinoituvat arjessani, kirjoitan aiheesta uudelleen.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Apua ajanhallintaan, 5.0 out of 5 based on 1 rating

Keskustele artikkelista

4 kommenttia to “Apua ajanhallintaan”

  1. Anton Klemola sanoo:

    Tästä menee käytäntöön tuo päivän työtehtävien suunnittelu niin, että ne ovat luonteeltaan samanlaisia. Huomioin jatkossa, että esim. kirjoitushommat ja tietokoneella tehtävä työ kannattaa yhdistää samalle päivälle.

    Mä vasta löysin Hyppösen kuunneltuani hänen Pelon hinta -kirjan. Se oli ainakin todella mielenkiintoista.

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
    • Sara Kauppinen sanoo:

      Hyvä, että myös sinä olet saanut jotain irti minun esseestäni. Ja yleisesti ottaen tulee aivan liian vähän palattua omien esseiden pariin ilman että niitä kommentoidaan. Täytyy taas palata aiheeseen ja kirjoittaa uudestaan miten työskentelytapani ovat tämä esseen kirjoittamisesta kehittyneet.

      Kiva että olet löytänyt Hyppösen. Henkka on mieletön tyyppi!

      VN:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
      VN:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0 (from 0 votes)
  2. Jimi Iikkanen sanoo:

    Hyvää pohdintaa aiheesta ja loistavia neuvoja!
    Itse myös asiaan perehtyneenä voin suositella yrittämään yksinkertaista listausta päivittäisistä tavoitteista, josta puhutaan muun muassa Robin Sharman kirjoittamassa ”Leader who had no title” -kirjassa nimellä ”The daily 5”.

    Keskeinen idea on, että jokaiselle päivälle on viisi hyvin kohdennettua tavoitetta, jotka on tarkoitus saada suoritettua. Siinä vaiheessa, kun tehtävät eivät enää ole haastavia vaan osa rutiinia, tulisi ne korvata jollain muulla.

    Kyseistä periaatetta voi toki muuntaa omiin tarpeisiin ja olemme Kajossa ottamassa sen koko tiimin voimin käyttöön, joten meiltä voi seurailla metodin toimivuutta.

    Olen myös ajatellut työskentelyn tehokkuuden lisäämisestä muodostaa jonkin näköistä kurssia eli mikäli aihe kiinnostaa ja haluaisit liittyä kehittämään ideaa niin ota yhteyttä.

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
    • Sara Kauppinen sanoo:

      Kiitos kommentista! Jään mielenkiinnolla seuraamaan miten Kajo toteuttaa metodia. Omassa arjessani olen saanut esseessäni käsiteltäviin vinkkeihin tehokkuutta viemällä ne sähköiseen muotoon – Google kalenteri, Slack, Trello, ovat tällä hetkellä kovalla käytöllä ja toimivat yhtä lailla tavoitteiden ylös kirjaamisessa kuin perinteinen paperikalenteri tai muistivihko. Täytyy varmaan päivitellä tietoa uuden esseen muodossa piakkoin!

      VN:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
      VN:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0 (from 0 votes)
Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!