Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

JOHDANTO

Kulunut vuosi ja etenkin syksy on ollut minulle erittäin kiireellistä aikaa. Jatkuva läsnäolo puhelimen ja tietokoneen ääressä on loppupeleissä melko puuduttavaa ja täten marraskuussa onneksi tajusin, että nyt on pakko hengähtää. Mainitsin äsken marraskuun, kyllä, se oli kaikista puuduttavin kuukausi vuoden aikana. Työn alla oli muutamia erittäin tärkeitä ja isoja projekteja ja sen lisäksi todella paljon pientä silppua, joka päivästä toiseen siirtyi kalenterissa eteenpäin. Ehkä juurikin tuo, että tekemisen määrä ei vähentynyt, vaan pikemminkin lisääntyi, johti stressitasojen nousuun.

Sain tiimikaveriltani lainaan Anna Perhon kirjoittaman kirjan Antisäätäjä, jossa käytiin läpi paljon jo opittuja itsestäänselviä asioita, mutta myös jokseenkin uutta. Haluan antaa itsestäni aina 100-prosenttisen panostuksen, kun teen asioita. Jos jokin asia jää kesken tai se tulee vain osittain tehtyä, jää asia vaivaamaan. ”Ajanhallinnan ideana ei ole minuuttien kyttääminen, vaan selkeyttäminen. Hyvällä suunnittelulla päivään saa enemmän juttuja, joiden tekeminen on mielekästä ja tuottaa hyvinvointisi kannalta tärkeitä aikaansaamisen tunteita”. Ohessa suora lainaus kirjasta, joka jollain tavalla sai aikaan minussa pienen ”Ahaa, aivan” -elämyksen. Olen aina luullut olevani tehokas ja mestari ajanhallinnassa, kun saan tehtyä asioita nopeammin, näköjään olin kuitenkin väärässä. Suunnitelmallisuus ja ennakointi on koppi, jonka otin välittömästi käytäntöön.

 

ON NIIN S**TANAN KIIRE…

Kiire on jännitteinen tila, jolla on suhde aikaan, näin sanoo Wikipedia. Perhon mukaan rakastamme kiirettä, koska sillä voi kuitata minkä tahansa laiminlyönnin, joten se on kaikkien aikojen fantastisin tekosyy. Tunsin piston sydämessäni ja aloin välittömästi miettimään miksi. Olin juuri ennen lukemisen aloittamista kuitannut puolisolleni, että en ehdi nyt lajitella pyykkiä, minulla on kiire. Paskapuhetta, ei ollut kiire, olisin voinut suunnitella päivän paremmin, jolloin a) pyykit olisi hoidettu ja b) lukeminen olisi suunniteltu hyvällä ajanhallinnalla.

Ei, ei, vai sittenkin kyllä?

Yksi ajankäytön tärkeimmistä asioista on kyky sanoa ei, jossa allekirjoittaneella on petrattavaa. Kieltäytymisen avulla on helppoa säädellä sitä, mihin aikaansa käyttää. Välillä onnistun kieltäytymisessä paremmin, välillä huonommin. Olen varmaankin ”rahanahne paska”, sillä jostain syystä aina kun on rahasta puhe, esimerkiksi projekteista, niin kumma kyllä, kalenteristani löytyy lähes aina tilaa. Jälkeenpäin kaduttaa, kun tekee 12 h mittaista työpäivää ja miettii, oliko tämä nyt sen arvoista. Olen kuitenkin päässyt tällä saralla eteenpäin siinä mielessä, että enää en esimerkiksi ota itselleni nettisivuprojekteja, jotka ovat mielestäni a) pientä silppua, b) sellaisia, joita en koe mielekkääksi ja c) pienellä budjetilla höystettyjä. Kohdassa c iskee varmaankin taas rahanahneus, mutta tiedän, että en ole ainoa, ketä raha motivoi.

No miten sitten kieltäydytään turhasta kohteliaasti, mutta jämäkästi?

1. Suhtaudu kiinnostuneesti
Vastapuoli tuntee itsensä kuulluksi, kun osoitat palvelukseen myönteistä kiinnostusta. Vaikka tilanteesta kieltäytyy, jää vastapuolelle hyvä fiilis kohtaamisesta, verrattuna äkäiseen ”en ehdi” -mörähtämiseen. On hyvä selvittää tarkemmin palvelusta, miksi se on tärkeää tehdä juuri nyt, keihin muihin se vaikuttaa ja mitä kieltäytyminen aiheuttaa pyytäjälle. Liiallinen kiltteys on tuhoisaa, samoin joustamattomuus. Sain yhdeltä asiakkaaltani sunnuntai-iltana pyynnön päivittää hänen nettisivuillensa yhden tekstiosion välittömästi. Aluksi hämmennyin tilanteesta ja välittömästä tarpeesta, mutta lisäselvittelyllä ilmeni, että tarve oli tosiaankin heti maanataiaamuksi. Tietokone oli sopivasti vielä auki ja asiakas minulle tärkeä, joten poikkeuksellisesti suostuin ja tein tarvittavat muutokset. Tässä tapauksessa olin kiltti, mutta joustin.

2. Osta lisäaikaa
Kieltäytymiseen on mahdollista ostaa lisäaikaa, esimerkiksi sanomalla harkitsevansa asiaa ja palaavansa siihen. Itse lähinnä käytän tätä keinoa siihen, jos kalenteri on juuri nyt täynnä, mutta mahdollisesti muutaman päivän lisäajalla vapaa. Ehkä huono tapa, ehkä ei, en tiedä.

3. Ei nyt, mutta torstaina
Omien ehdotusten esittäminen on hyvä tapa hallita aikatauluja. On hyvä kertoa asiakkaalle realistinen arvio, mihin mennessä homman pystyy hoitamaan tarjoten siirtämistä ratkaisuksi. Samalla ostat lisäaikaa ja suhtaudut kiinnostuneesti.

4. Mitä pois, mitä tilalle?
Priorisointi on tärkeä taito, jonka mukaan varmistat, että työstät oikeaa asiaa. Jos jokin asia siirretään jonon ohi, viivästyykö asia X? Jos työstää vaikkapa projektia, joka on aikataulusta edellä ja deadline vasta viikkojen päästä, niin silloin on oiva tilanne priorisoida jokin nopeammin hoidettava keissi kärkeen.

5. Mitä tästä seuraa?
Ihmisille kieltäytyminen on sosiaalisesti inhottava ja pelottava toimenpide. Myöntymisestä haetaan usein helpotusta, sillä epämukavaa kieltäytymisen hetkeä ei välttämättä haluta kokea. Perhon sanoin ”Järkevä ajankäyttäjä kuljettaa ajatuksensa kuitenkin nykyhetkeä pidemmälle”.

 

KÄYTÄ DIGIÄ HYVÄKSI

Työkalut, kuten vaikkapa äpit on aika ihmeellisiä.

Aiemmin merkkasin työsuorituksiani sekalaisesti kalenteriin ja muistiinpanovihossani oli epämääräisiä todo-listoja. Varmaankin laiskuudesta johtuen en ollut ottanut käyttööni sähköistä todo-äppiä. Ongelmaksi koin sen, että joitakin asioita saattoi yksinkertaisesti unohtua ja hukkua. Perhon mukaan jokainen mieleenpainuva, muistamista vaativa asia olisi hyvä kirjoittaa ylös muistiin. Paikkaan, jossa siihen törmää, kun sille on tehtävä jotain. Sen jälkeen asian voi jälleen unohtaa. Tottahan se on, että jos kaikkea yrittää pitää mielessä ilman apuvälineitä, niin aivot käyvät ylikierroksilla ja todennäköisesti unohdatkin jotain. Ei ole myöskään tarkoitus muistaa mitä kaikkea todo-listalla on, sillä se ei tuota millään tavalla sinulle lisarvoa.

Kirjan luettuani olen ottanut käyttöön Todoist-nimisen sovelluksen, joka on saatavilla sekä Android, että iOS -ympäristöihin. Sovelluksessa tekemääni listaan kirjoitin ylös kaikki mieleen tulevat ja hoidettavat asiat. Käytössäni on nyt työkalu, joka on aina lähelläni ja kaikki on yhdessä paikassa. Kaiken ylös listaaminen on pelottavaa, sillä huomaat kuinka paljon tekemistä sinulla todellisuudessa on. Kaiken näkeminen kuitenkin keventää oloa ja helpottaa asioiden muistamista ja PRIORISOINTIA. Lopuksi olisi myös hyvä muistaa, että mikään ei ole kiveenhakattua. Todennäköisesti hieno viikkosuunnitelma todo -listan muodossa tulee elämään ja kokemaan täten muutoksia.

On hyvä lopettaa essee viisaisiin sanoihin,
”Heikko ajankäyttäjä tekee jatkuvasti vähän kaikkea. Hyvä ajankäyttäjä tekee jatkuvasti vähän mutta hyvää”

 

Lisää essee omaan suosikkilistaan