En oikeastaan koskaan ole miettinyt aikatauluja, enkä omistanut kalenteria ennen akatemialle tuloa. Olen vain hoitanut asioita, jotka olen sillä hetkellä tuntenut tärkeäksi ja lopulta huomannut, että nyt on kiire. Kalenterin tärkeyden huomasin melkein heti akatemialle tulon jälkeen, sillä en millään kyennyt muistamaan asioita mitä tulisi hoitaa. Jo pelkästään kalenteriin hoidettavien asioiden merkkaaminen on rauhoittanut päässäni olevaa kuormitusta. Tulin kuitenkin pisteeseen, jossa edes kalenteriin merkkaaminen ei auttanut ja päätin ottaa avuksi kirjan, joka käsittelee aikatauluttamista ja joka antaa vinkkejä helpompaan ja järkevämpään aikatauluttamiseen. Viisaat pääsee vähemmällä. Tutkiskelin omia vanhoja tapoja ja poimin kirjasta itselleni parhaita uusia tapoja opeteltavaksi.

Aivojen ylikuormitus

Olen ollut lapsesta asti hyvin tehokas hoitamaan asioita yhtä aikaa. Lapsenakin tein läksyt samalla, kun katsoin televisiota, pelastin matoja koulumatkalla, ja nytkin syön aamupalaa samalla kun kirjoitan. Nuorempana asioiden tekeminen yhtä aikaa hoitui todella helposti. Nykyään tuntuu, että pää sekoaa, jos en voi keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Tai ainakin sen huomaa viimeistään illalla, kun on aivan loppu ja pää käy ylikierroksilla. On vähän pelottavaa, että puhutaan paljon siitä, miten työelämässä pitäisi opetella hoitamaan montaa asiaa yhtä aikaa. Itse yritän päästä tästä kierteestä pois, eikä se todellakaan ole helppoa, kun koko elämänsä on tehnyt vähintään kahta asiaa samaan aikaan. Juuri viimeviikolla minulla oli saman päivän aikana kolmen eri projektin palaverit peräkkäin. Hypätessä seuraavaan, oli ajatukset hyvin haastava kääntää toiseen projektiin, kun oli vasta päässyt vauhtiin edellisessä palaverissa. Tuntui tosi turhauttavalta, että mikään projekti ei oikeastaan edennyt ja tuntui että kaikki jäi kesken. Tässä opetellessa olen huomannut, että asiat tapahtuvat monta kertaa nopeammin ja laadukkaammin, jos keskityn täysillä yhteen asiaan koko päivän.

Muutoksen opettelu

Muutoksien tekeminen arkeen ei ole kovin helppoa. Siksi olen päättänyt aloittaa pienin askelin ja opetella uusia tapoja vähän kerrallaan. Tänä syksynä olen yrittänyt opetella kalenterin järjestämistä uudella tavalla. Olen poistanut sieltä turhia asioita, jotka eivät juuri nyt ole niin tärkeitä, ja lisännyt sinne asioita, jotka lisäävät hyvinvointia ja päivistä palautumista. Olen myös jättänyt kalenteriin tilaa yllättäville tilanteille, jotka saattavat yht’äkkiä viedä aikaa. Kun katson kalenteriani keväältä, se oli aivan täynnä minuuttiaikatauluja, eikä varaa ollut yhdellekään asian venymiselle tai yllättäville asioille. Jo se, että kalenteri ei näytä niin täydeltä, luo kiireettömyyden tunnetta.

Todo-listat

Yksi tärkeimmistä oppimistani asioista on tehtävä- eli todo-lista, johon kirjoitan kaikki tehtävät asiat ylös. Kun päivä alkaa, numeroin listasta asiat järjestykseen, jossa aion ne hoitaa. Siten todo-lista ei ala ahdistaa, vaan saan asioita tehtyä usein jopa enemmän, kuin olin aamulla suunnitellut. Minua ainakin auttaa se, kun näen todo-listan päivän lopuksi, jossa on monta hoidettua asiaa yliviivattuna ja voin lähteä hyvillä mielin kotiin, enkä enää mieti mitä pitäisi vielä hoitaa. Seuraavana aamuna aloitan taas samasta listasta ja numeroin uudet hoidettavat asiat. Olen myös yrittänyt tutkia itseäni ja miettiä, milloin olen tehokkaimmillani. Usein aamut ovat minulla parhaimpia ajatustyölle ja iltapäivät ovat parhaimpia asioiden suorittamiselle. Tässä on myös selvinnyt syy siihen, miksi lukeminen on niin hankalaa. Iltapäivästä olen levoton, enkä malta keskittyä olemaan paikallani ja vain lukea. Samoin illat ovat hankalia, kun päivän aikana on tapahtunut niin paljon, että aivot vain eivät ole vastaanottavaisessa tilassa sisäistämään kaikkea lukemaani. Suurin haasteeni tässä syksyllä siis onkin, kuinka saada aikaa aamuille niin paljon, että ehdin lukea.

Nuku hyvin ja herää tehokkaana

Yleensä nukun yöni erittäin hyvin ja nukahdan todella nopeasti. Jos päivä on ollut todella hektinen ja päivän aikana on tapahtunut paljon asioita, on nukahtaminen todella vaikeaa. Päässä vain pyörii kaikki ideat miten mitäkin voisi toteuttaa tai miten jonkun asian olisikin voinut hoitaa paremmin. Tähän opin kirjasta erittäin hyväksi havaitun hyvin yksinkertaisen keinon, kirjoita se ylös. Jos ajatuksia on hirveä määrä, on parempi nousta sängystä ylös, ottaa vihko esille ja kirjoittaa kaikki päässä liikkuvat ajatukset paperille. Tällä tavoin pääsen tyhjentämään aivoni kaikelta kuormittavalta ja voin rauhallisin mielin nukahtaa ja palata ajatuksiin aamulla, jos on tarvis. Myös yksi yöuniani häiritsevä tekijä on puhelin. Usein alan illalla selailla Instagramia tai katsella mitä on tullut myyntiin Facebook-kirpputoreille. Aivan turhaa! Ja tähänkin usein saatan käyttää helposti tunnin ja miettiä sen jälkeen, että apua kello on jo noin paljon ja pitää herätä aikaisin. Tästä tavasta, jos mistä pitäisi päästä eroon. Sama koskee myös aamulla heräämistä, saatan lukea heti tulleet viestit ja jäädä sänkyyn muka ”aloittamaan” työpäivää. Huomattavasti tehokkaampaa olisi nousta ylös ja suunnitella päivä vasta kalenterin kanssa. Harvemmin se kalenteri kuitenkaan on yöpöydällä, jotta voisin sängystä käsin merkata tehtäviä asioita sinne.

Ole itsellesi armollinen

Tiedostan hyvin paljon muutoksia mitä minun tulisi tehdä elämässäni aikatulutuksen suhteen, mutta olen päättänyt olla itselleni armollinen toteamalla, että kaikkea en pysty muuttamaan kerralla. Olen jo nyt saanut erittäin hyvin aikataulutustani muutettua, olen oppinut sanomaan ei ja olen oppinut, milloin juuri minun on tehokasta työskennellä. Vielä on vähän matkaa siihen, että nämä kaikki tulevat automaattisesti, mutta tapojen uusiminen vie aikaa ja vaatii toistoa. Mutta väitän, että olen hyvillä jäljillä, ja löydän oman tasapainon aikataulutuksen suhteen työn ja vapaa-ajan välillä.