Fasilitointi tuli minulle ihan täysin uutena terminä Massivessa pidetyn pajan myötä. Olin aiheelle täysin avoin ja odottavainenkin, sillä uuden tiedon oppiminen on aina kivaa. Pajan myötä sain kyllä jo entuudestaan tutulle tekemiselle käsitteen, mutta silti aihe ei ehkä kuitenkaan täysin avautunut minulle. Teoriassa kyllä ymmärsin, mistä on kyse, mutta en välttämättä olisi pajan sisällön myötä osannut sen paremmin kuin aiemminkaan tietämättäni viedä sitä käytäntöön. Siispä aloin lukemaan aiheesta lisää ja syventyä aiheeseen.

Mitä on fasilitointi?

Fasilitointi on oiva keino tuottaa ideoita ja käynnistää prosesseja. Fasilitoinnissa on kyse ryhmäprosessin ohjauksesta niin, että saadaan ihmiset lopulta ajattelemaan samalla tavalla. Fasilitoiva johtaminen on osallistavaa ryhmän ohjaamista, ihmisten yhteen saattamista, sekä yhteisymmärryksen luomista tavoitteiden suhteen. Fasilitoiva johtaminen kannustaa yhteistyöhön, jakaa työtaakkoja, seuraa kehitystä ja edesauttaa yhteisen työtavan luomista. Fasilitoiva johtaminen tapahtuu vuorovaikutustilanteissa.

Fasilitaattori, eli prosessin vetäjä ei ohjaa prosessin sisältöä, vaan käyttää menetelmiä, joiden avulla ryhmällä on mahdollista löytää paras ratkaisu. (Nummi, 2018, 18)

Fasilitoinnin käsitteen jäsennyttyä päässäni, aloin oivaltaa, että itse asiassa olen itsekin tehnyt sitä ja vieläpä useaan otteeseen, kuitenkin tietämättäni fasilitoivani. Olen myös usein ollut tilanteessa, missä joku on ollut fasilitaattorin roolissa. Pidetyssä pajassa meitä pyydettiin pohtimaan, millainen minä olen fasilitaattorina. Mitkä ovat omia vahvuuksiani ja mitkä heikkouksiani tai kehityskohteita. Vahvuudekseni koen innostavuuden ja kärsivällisyyden. Myös kokonaiskuvan hahmotus on taito, minkä koen fasilitaattorille hyödylliseksi. Osaan myös olla osallistava, ilman että minut koetaan hyökkääväksi ja haastan ajatuksia ilman, että olen lyttäävä. Harjoitusta koen kaipaavani siinä, että pidän asemani neutraalina ja pidän itseni avoimena odottamattomillekin seikoille ja tilanteille. Lisäksi tilanteessa, jossa tiedän aiheesta jopa liikaa, saatan innostuksissani puuttua keskusteluun ja ohjailla sitä liikaa. Nyt, kun fasilitointiin osaa paremmin kiinnittää huomiota, on myös helpompi lähteä kehittämään itseään sen parissa.

Missä tilanteissa fasilitointia käytetään?

Fasilitointia kannattaa hyödyntää aina, kun uskotaan, että ryhmässä on enemmän tietoa kuin yhdellä ihmisellä, halutaan toimia nopeasti ja ketterästi sekä sitouttaa ihmiset toimintaan.  Fasilitointia voi käyttää hyödyksi erilaisissa prosesseissa ja niiden käynnistämisessä. Esimerkki tällaisesta prosessista on esimerkiksi muutosprosessi ja sen johtaminen, tuotekehitys tai esimerkiksi toiminnan kehitys. Myös esimerkiksi henkilöstöriitoja voidaan selvittää ja ratkoa fasilitoinnin keinoin. Lisäksi esimerkiksi asiakkaan kanssa yhteistyöprosessi voidaan rakentaa työpajojen kanssa, jolloin asiakas osallistetaan prosessin kehittämiseen ja suunnitteluun. Tämän tapaisia työpajoja on viikoittain Proakatemialla järjestettävät paja tilanteet, joissa on mahdollista käyttää fasilitoinnin työkaluja, jotta aiheesta saadaan kokonaisena ryhmänä enemmän irti. Tällöin asian käsittelyyn saadaan yhteinen lähestymistapa ja yhteiset tavoitteet, jolloin koko ryhmä osallistuu aktiivisemmin työskentelyyn ja ajatustyöhön kuin esimerkiksi silloin, kun tilanne on oppituntimainen.  Näissä tilanteissa on jopa parempi, ettei tilannetta johtava henkilö tiedä aiheesta kaikkea, koska siinä tapauksessa runko tällaiseen kokoontumiseen on helposti sellainen, että yksi ikään kuin antaa tiedon ja muut vastaanottavat sen. Tehokkaammin ja rikkaampana tieto siirtyy silloin, kun aiheen tiimoilta käydään aktiivista dialogia ja näkökulmia pallotellaan suuremman ryhmän voimin.

Fasilitoivan johtajuuden hyödyt

• Auttaa työntekijöitä näkemään ja ymmärtämään kokonaiskuvan.
• Mahdollistaa oma-aloitteisen työotteen ja itsensä johtamisen.
• Sitouttaa työntekijöitä näiden osallistuessa aktiivisesti päätöksentekoon.
• Auttaa yhtenäistämään tehtäviä.
• Fasilitoiduissa kohtaamisissa syntyy innovaatioita.
• Auttaa johtamaan tiimiä erityisesti haasteellisissa ja monimutkaisissa työolosuhteissa.

Fasilitoivan johtajuuden haasteet

• Työntekijöiden ottaminen mukaan suunnitteluun voi aluksi vaikuttaa kaoottiselta.
• Ryhmäpäätöksen kaaos edellyttää ryhmätyöskentelytaitoja.

Fasilitointi ei välttämättä sovi joka tilanteeseen, etenkään mikäli yksilöillä ei ole halukkuutta ryhmätyöskentelyyn. Myös mikäli yhteisiä tavoitteita ei saada kaikkia miellyttäviksi, tai niihin ei sitouduta, voidaan katsoa, ettei fasilitointi onnistu. Tällöin prosessi vain monimutkaistuu ja kaikkien tietoa ei saada hyödynnettyä yhteisen hyvän saavuttamiseksi. Lisäksi ryhmällä tulee olla riittävästi tietoa käsiteltävästä aiheesta ja taitoa ratkaista se. Muussa tapauksessa aikaa joudutaan käyttämään aiheeseen tutustumiseen. Lisäksi rajoittavana tekijänä voi olla esimerkiksi organisaatioissa se, että vaikka ratkaisuja saataisiin aikaiseksi, voi olla, ettei kyseisellä ryhmällä ole valtuuksia viedä niitä käytäntöön. Tai, että joku muu on jo ennalta päättänyt, millaisen ratkaisusta halutaan tulevan. Näin ollen työskentely on turhaa ja osallistaminen näennäistä. Tällainen toiminta syö motivaatiota, eikä sitouta ihmisiä tekemiseen. (Wiljander)

Nyt kun aihetta olen jo tovin päässäni jäsennellyt, osaan hahmottaa, millaisissa tilanteissa voisin sitä itse hyödyntää. Meillä tiimissä on hyvin usein tilanteita, mihin katson fasilitoinnin olevan oikein oiva keino saada päätöksenteosta jouhevampaa tai joistakin tilanteista tasapuolisia kaikille osallistujille. Myös esimerkiksi pajatilanteissa tätä tapaa kannattaisi välillä hyödyntää etenkin heidän, jotka innostuksissaan omasta aiheesta saattavat helposti ajautua luennoimaan aiheesta ilman, että muu tiimi saa tietoa välttämättä helposti käytäntöön vietävässä muodossa. Välillä myös tunne siitä, että jollakin muulla on vastuu prosessin etenemisestä asetettujen raamien sisällä, kuitenkin niin, että sisältöön ei puututa, on jotenkin helpottavaa ja rauhoittavaa. Joku luo raamit sille, miten toimitaan ja välillä palauttaa takaisin aiheeseen, mutta ei kuitenkaan ennalta määrittele, millainen ratkaisun tai lopputuloksen pitäisi olla. Fiksua vastuun jakoa mielestäni.

Fasilitaattorin arvo ryhmätyöskentelylle. Kaaos muuntuu järjestykseksi ja yhtenäiseksi toiminnaksi.

http://kulmia.fi/fasilitointi-tuo-tehoja-ryhmatyoskentelyyn/

Fasilitoivan johtamisen käsikirja, Pepe Nummi, 2018